Przy rekrutacji gromadzone są naturalnie dane potencjalnych pracowników. Obecnie jednak pracodawca nie może ich tak po prostu przetwarzać bez wyraźnej zgody tych kandydatów. Dlatego konieczne jest dopełnienie pewnych obowiązków związanych z RODO w trakcie procedury rekrutacyjnej.
Zgoda kandydata na pracownika wyrażana w procesie rekrutacji musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Tak stanowi RODO.
Zgoda na przetwarzanie danych wraz z CV
W Polsce przepisy dotyczące RODO (Rozporządzenia o ochronie danych) obowiązują od 25 maja 2018 roku. Wówczas to weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Przy składaniu dokumentów osobowych dotyczących potencjalnego pracownika, pracodawca powinien wymagać złożenia również zgody kandydata na przetwarzanie danych osobowych.
RODO nie wskazuje wzoru formularza wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Można jednak przyjąć, że w procesie rekrutacji kandydat może wyrazić taką zgodę poprzez umieszczenie na dokumencie klauzuli:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w procesie rekrutacji na stanowisko (nazwa stanowiska), ogłoszonego (data ogłoszenia rekrutacji) i prowadzonego przez firmę (nazwa pracodawcy). Jednocześnie oświadczam, że zostałem poinformowany o przysługującym mi prawie dostępu do treści moich danych oraz ich poprawiania, wycofania zgody na ich przetwarzanie w każdym czasie, jak również, że podanie tych danych było dobrowolne”.
Jak wyrazić zgodę w procesie rekrutacji?
Pracownik składający swoje CV czy list motywacyjny w danej firmie, powinien jednocześnie w sposób dobrowolny wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda ta powinna być:
- konkretna,
- świadoma,
- jednoznaczna.
Najlepiej by było, aby zgoda ta była wyrażona na piśmie, elektronicznie lub w formie dokumentowej. Osoba wyrażająca taką zgodę ma prawo do jej wycofania w dowolnym momencie, w prosty sposób, na co pozwala pkt 171 preambuły RODO.
Jeśli pracownik ponownie bierze udział w rekrutacji w tym samym przedsiębiorstwie, a wcześniej wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w związku z art. 4 pkt 11 RODO zgoda ta nie może być ponownie wykorzystana w kolejnej rekrutacji, dotyczącej innego stanowiska pracy. Nie będzie bowiem spełniała kryterium konkretności.
Uwaga!
Milczenie kandydata do pracy przy składaniu dokumentów rekrutacyjnych albo jego bierność nie mogą być traktowane przez pracodawcę jako wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
AUTOR ARTYKUŁU