Osoby prowadzące działalność gospodarczą, w toku której zatrudniają pracowników, w świetle przepisów są pracodawcami. Z tego tytułu mają pewne prawa i liczne obowiązki, związane między innymi z koniecznością odprowadzania do ZUS składek na ubezpieczenia społeczne. Wobec ZUS pracodawcy już wkrótce będą mieli o wiele więcej powinności.
Pracodawcy mogą być od przyszłego roku zobowiązani do informowania pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich o planowanej kontroli przez lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Pracodawca zawiadomi pracownika o kontroli z ZUS
Od nowego, 2019 roku, ZUS będzie miał prawo zażądać od pracodawcy informowania przebywających na zwolnieniu lekarskim pracowników o planowanej kontroli przez lekarza orzecznika ZUS. Ma to związek z zaprezentowanym projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym. Projekt ten ustala, że od 1 stycznia 2019 roku to w gestii pracodawcy będzie zawiadamianie pracownika przebywającego na zwolnieniu L4 o planowanych badaniach kontrolnych. Warunek będzie jeden - pracownik musi udostępnić swój numer telefonu lub adres poczty elektronicznej pracodawcy, ponieważ w przeciwnym wypadku nie będzie można skutecznie zrealizować takiego zawiadomienia.
Co więcej, takimi samymi danymi będzie dysponował ZUS i dzięki temu będzie mógł kontaktować się w sprawie zaplanowanej kontroli orzecznika z pracownikiem. Przyjętym potwierdzeniem odebrania wiadomości ma być przy tym zwrotna informacja o przeczytaniu maila lub nagrana za zgodą pracownika rozmowa telefoniczna.
Zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych
Również od 1 stycznia 2019 roku ma zmienić się zasada przechowywania akt pracowników i zleceniobiorców przez 50 lat. Okres ten ma zostać skrócony do 10 lat, ale jednocześnie powstaną nowe obowiązki informacyjne pracodawcy wobec ZUS. Pojawią się nowe dokumenty ubezpieczeniowe i zmodyfikowane zostaną formularze rozliczeniowe.
Pracodawca już w przyszłym roku będzie mógł podjąć decyzję, czy będzie przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Skorzysta z tego, że dokumenty pracowników, którzy zostali zatrudnieniu po 2018 roku, będzie można przechowywać zaledwie 10 lat. Będzie mógł skrócić z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentów pracowników, których zatrudnił w latach 1999-2018, o ile złoży do ZUS oświadczenie ZUS OSW o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz w ciągu roku przekaże też raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika.
Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych będzie można złożyć właściwie w dowolnym momencie, a także będzie można wycofać je, ale tylko przed złożeniem pierwszego raportu informacyjnego. Wówczas jednak dokumentacja będzie musiała być przechowywana przez 50 lat.
AUTOR ARTYKUŁU