RODO to rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które stosowane jest od 25 maja 2018 roku. Zgodnie z nim należy z większą uwagą podchodzić do ochrony danych, również, jeśli chodzi o dane pracowników w zakładzie pracy. Jak RODO ma się do kwestii wypłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?
Przyznanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest poprzedzone zbadaniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby. Wymaga to uzyskania od niej zgody na gromadzenie i przetwarzanie danych w konkretnym celu wypłaty świadczenia z ZFŚS.
Niezbędne uzyskanie zgody
W wielu zakładach pracy funkcjonują zakładowe fundusze świadczeń socjalnych, w skrócie ZFŚS. Wypłacane są z nich środki pracownikom, np. w postaci dofinansowania wypoczynku dla osób, które spełniają określone warunki. W celu sprawdzenia, czy danemu pracownikowi należy się świadczenie, pracodawca musi pozyskiwać dane o jego sytuacji życiowej i sytuacji jego rodziny. Nie może jednak tego zrobić bez uzyskania wcześniejszej zgody od osoby uprawnionej.
Wynika to bezpośrednio z art. 6 i art. 9 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, czyli RODO. Przetwarzanie danych jest bowiem zgodne z prawem wyłącznie wtedy, gdy spełniony jest co najmniej jeden z warunków wskazanych w przepisach. Może być to zgoda na przetwarzanie i pozyskiwanych danych od osoby, której te dane dotyczą.
Jak pozyskać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie danych?
Pracodawca w celu przyznania świadczeń z ZFŚS dla swoich pracowników musi uzyskać ich zgodę na przetwarzanie danych osobowych w jednym lub w większej liczbie określonych w tej zgodzie celów. Zwykle konieczne będzie uzyskanie jednocześnie zgody od osób będących członkami rodziny pracownika oraz innych osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym.
Zgoda wyrażona powinna być w formie oświadczenia na podanie danych osobowych pracownika, danych osobowych członków jego rodziny lub wspólnego gospodarstwa domowego. Oświadczenie to może być składane w formie:
- maila,
- formularza elektronicznego na stronie internetowej,
- pisemnej.
Pracodawca może zażądać od pracownika udokumentowania danych osobowych w zakresie, który jest niezbędny do ich potwierdzenia, a potwierdzenie to może być dokonane na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Osobą tą jest każdy pracownik i osoby, które mogą korzystać ze świadczeń z ZFŚS.
AUTOR ARTYKUŁU