Pomysł na biznes: Jak otworzyć własną agencję pracy?

Czym właściwie zajmuje się agencja pracy?
Firma funkcjonująca jako agencja pracy działa na rynku pracy w danym mieście, regionie lub w skali całej Polski. Zdarzają się również agencje, które poszukują pracy dla swoich klientów poza granicami naszego kraju. Generalnie więc, instytucja pracy zajmuje się pośrednictwem pracy w Polsce i za granicą, u pracodawców z różnych branż działalności gospodarczej. Oprócz tego, w ramach jej działalności realizowane są zadania dotyczące doradztwa personalnego. Może pośredniczyć w znajdowaniu pracy tymczasowej czy upowszechnianiu i pozyskiwaniu ofert pracy na zlecenie klientów.
Agencja pracy ma dwa rodzaje klientów – osoby poszukujące odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarodkowej oraz pracodawców, którym zależy na pozyskaniu pracowników o pożądanych przez nich kwalifikacjach zawodowych.

Rejestracja działalności agencji
Pierwszym krokiem prowadzącym do otwarcia własnej agencji zatrudnienia będzie dokonanie jej wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej. Można również prowadzić działalność agencji w formie spółki i wówczas wpisu rejestracyjnego dokonuje się w Krajowym Rejestrze Sądowym. Dla agencji należy określić następujące kody działalności (kody Polskiej Klasyfikacji Działalności):

• 78.10.Z Działalność związana z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników,
• 78.20.Z Działalność agencji pracy tymczasowej.

Twórca agencji zatrudnienia musi zadecydować, czy chce ją prowadzić w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, czy jako spółkę. Do wyboru ma przy tym:

• spółkę cywilną,
• spółkę jawną,
• spółkę komandytową,
• spółkę komandytowo-akcyjną,
• spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółkę akcyjną.

Jeśli już prowadzi działalność gospodarczą, może dokonać wpisu aktualizacyjnego CEIDG-1, w którym doda kolejne kody PKD, zgodnie z założoną sferą działania agencji zatrudnienia. Nie ma możliwości, aby w Polsce prowadzić dwie działalności gospodarcze jednocześnie. Można rozszerzyć jedynie sferę funkcjonowania istniejącego przedsiębiorstwa.

Proces rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym jest bardziej skomplikowany jest rejestracja w CEIDG, gdzie można zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółkę cywilną.
W formularzu CEIDG-1 podaje się oprócz danych samej firmy i kodów działalności gospodarczej, również formę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jeśli firma będzie działała w formie agencji pracy tymczasowej, może opodatkować się na zasadach ogólnych, według dwustopniowej, progresywnej skali podatkowej 18 i 32%, podatkiem liniowym – 19% lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ryczałt jako forma opodatkowania nie będzie dostępny dla firm prowadzących klasyczne pośrednictwo pracy. Karta podatkowa w obu przypadkach jest niedostępna.
Jeśli przedsiębiorca ma świadomość tego, że nie może korzystać z ulg i preferencji podatkowych, a jego dochód przekroczy najprawdopodobniej sumę 85 528 zł, lepiej będzie opodatkować się podatkiem liniowym, gdzie nie ma dwóch stawek podatkowych zależnych od wysokości dochodu. Przyjmuje się, że podatek liniowy jest opłacalny, jeśli przewiduje się przychody powyżej 100 tys. zł.
Po formalnej rejestracji działalności, przedsiębiorca ma maksymalnie 7 dni na zgłoszenie się do ubezpieczeń społecznych w ZUS, za pośrednictwem druku:

• ZUS ZUA, jeżeli agencja pośrednictwa pracy to jedyne źródło dochodów przedsiębiorcy, lub na
• ZUS ZZA, jeżeli pracuje też w innym miejscu.

Lokal dla agencji zatrudnienia
Agencja zatrudnienia musi mieć wynajęty odpowiedni lokal użytkowy, w którym będzie prowadzić swoją działalność. W przypadku tradycyjnego, stacjonarnego biura i stacjonarnej obsługi klientów konieczne jest wynajęcie biura, najlepiej w dobrej lokalizacji centrum miasta. Ważne, aby lokal posiadał miejsca parkingowe lub prywatny parking dla klientów agencji. Ponadto, można prowadzić usługi pośrednictwa pracy także w formie internetowej, oferując klientom obsługę online. Jeśli agencja zechce oprzeć na formule internetowej całą swoją działalność, biuro nie będzie potrzebne. W przeciwnym wypadku za wynajęcie biura z węzłem sanitarnym, zapleczem czy poczekalnią dla interesantów, należy liczyć około 2-3 tys. miesięcznie w mniejszym mieście oraz około 5-6 tys. w większym. Im lepsza lokalizacja, tym wyższa cena wynajęcia lokalu.
Lokal powinien spełniać założenia:

• Zapewniać poufność prowadzonych rozmów z potencjalnymi pracownikami i pracownikami,
• Posiadać wyposażenie techniczne umożliwiające prowadzenie działalności agencji (m.in. sprzęt komputerowy, drukarki itp.).

Koszty wyposażenia trzech stanowisk pracy w agencji zatrudnienia będą oscylować wokół granicy 10 tys. zł. Do tego trzeba doliczyć koszty mebli – biurek, regałów, krzeseł, stołu i foteli. Koszt łączny to około 10-14 tys. zł:

• Standardowe biurko drewniane – 800-1000 zł,
• Regał – 700 zł,
• Fotele obrotowe – 300-500zł,
• Stół konferencyjny na 10-12 osób – 2-3 tys. zł,
• Komplet krzeseł – 300 zł x 12 = 3600 zł.

Działalność agencji pracy
W obliczu wysokiego bezrobocia panującego w Polsce (9,6 proc. na koniec października 2015 roku), agencje zatrudnienia nie narzekają na brak klientów. Wielu bezrobotnych korzysta z ich usług w celu znalezienia pożądanego zatrudnienia. Także pracodawcy wolą zwrócić się do wyspecjalizowanej agencji i zapłacić jej za zorganizowanie procesu rekrutacyjnego, niż samodzielnie go przeprowadzać.

Agencja może znajdywać dla swoich klientów – osób poszukujących pracy, zatrudnienie poza granicami Polski. W takim przypadku może ona pobierać od klienta kwoty należne z tytułu faktycznie poniesionych kosztów związanych ze skierowaniem go do pracy za granicą:

• koszty dojazdu powrotu osoby skierowanej, o ile ponosi je agencja pracy,
• koszty wydania wizy,
• koszty wstępnych badań lekarskich,
• koszty tłumaczenia dokumentów pracownika.

Agencja zatrudnienia świadczy usługi z zakresu doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego oraz pośrednictwa w poszukiwaniu pracy. Między innymi, podejmować może się:

• analizowania kwalifikacji pracowników i ich predyspozycji do wykonywania konkretnego zawodu,
• wskazywania źródeł pozyskiwania ofert pracy lub kandydatów na określone stanowiska pracy,
• weryfikowaniem kandydatów pod względem oczekiwanych kwalifikacji,
• udzielaniem pomocy w wyborze adekwatnego zawodu i miejsca zatrudnienia,
• udzielaniem informacji zawodowych,
• wyborem kandydatów do pracy na stanowiskach wymagających określonych cech psychofizycznych,
• wyszukiwaniem ofert pracy i pracy tymczasowej.

Jeśli agencja zatrudnienia zamierza świadczyć usługi w zakresie poradnictwa zawodowego lub doradztwa personalnego, musi ona zatrudnić pracowników z wykształceniem wyższym magisterskim lub innym równoważnym, których program studiów obejmować poradnictwo zawodowe lub doradztwo personalnego oraz które posiadają co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy na stanowisku doradcy zawodowego lub doradcy personalnego w publicznych służbach zatrudnienia lub agencjach zatrudnienia.

Przy prowadzeniu zadań z zakresu pośrednictwa pracy lub pośrednictwa w pracy tymczasowej, agencję mogą prowadzić osoby z wykształceniem co najmniej średnim i mogą zatrudniać takich samych pracowników.
Co roku agencja zatrudnienia musi przedstawiać raport ze swojej działalności, w terminie do końca stycznia, na ręce marszałka województwa. Raport powinien zawierać informacje o:

• liczbie osób, które podjęły pracę za pośrednictwem agencji z podziałem na zawody,
• liczbie pracodawców korzystających z usług agencji,
• liczbie osób korzystających z usług poradnictwa zawodowego,
• liczbie osób skierowanych do pracy tymczasowej.

Aby zdobywać klientów i móc prowadzić swoją działalność, agencja pracy powinna prowadzić odpowiednie działania marketingowe. Głównie w internecie, gdzie można ją wypozycjonować pod hasła związane z regionalną działalnością, np. agencja pracy Warszawa, agencja zatrudnienia Katowice itp. Własna strona internetowa i stworzenie potencjalnym klientom możliwości kontaktu z agencją w trybie online i przez telefon, to ważne elementy marketingu bezpośredniego takiej firmy.