Od 1 stycznia 2019 roku zmieniają się przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w związku z wejściem w życie rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie takiej dokumentacji. Co się właściwie zmieni?
Akta pracownicze mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej i powinny uwzględniać 4 części. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zmieniło czas jej przechowywania przez pracodawcę z 50 do 10 lat.
Wymagania względem pracodawcy
Zatrudniając pracowników, pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego z nich akta osobowe, a także dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, m.in.:
- ewidencję czasu pracy,
- wnioski pracownika,
- dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych, z terminem udzielenia innego dnia wolnego od pracy.
Powinien mieć dokumenty związane z ubieganiem się pracownika i korzystaniem przez niego z urlopu wypoczynkowego, jak i kartę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz kartę ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej.
Pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające papierową dokumentację pracowniczą przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Natomiast jeśli prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, to powinna być ona prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który zapewnia:
- zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem,
- integralność jej treści i metadanych,
- stały dostęp do dokumentacji osobom uprawnionym,
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji i rejestrowanie dokonywanych zmian,
- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji,
- wydawanie dokumentacji,
- funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Konstrukcja akt osobowych
Obecnie akta osobowe pracownika składają się nie z 3, a z 4 części. Obejmują one:
- część A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z rekrutacją,
- część B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, łącznie z umową o pracę, zakresem obowiązków itp.,
- część C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
- część D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Wszystkie oświadczenia i dokumenty w aktach osobowych pracownika powinno się przechowywać w porządku chronologicznym lub numerycznym.
Nie 50, a 10 lat
Bardzo ważną zmianą wynikającą z omawianego rozporządzenia jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracownika z 50 do 10 lat. Takie zmiany obowiązują w stosunku do nowych pracowników, zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać ich dokumentację przez okres zatrudnienia oraz okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub sam wygasł.
AUTOR ARTYKUŁU