Wielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z faktu, że działania podjęte odpowiednio wcześnie mogą skutecznie zdyscyplinować płatnika, a tym samym poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa. Z pomocą przyjść może wdrożenie w swoich firmach procesu monitorowania należności.
Nieopłacone w terminie faktury, w konsekwencji powodujące zatory płatnicze, to problem wielu polskich firm.
Monitorig płatności
Stały monitoring należności jest niezbędnym elementem działania każdej firmy, gdyż pozwala w porę wykryć faktury wymagające interwencji, a tym samym znacznie przyspieszyć uzyskanie zapłaty. Proces ten wymaga jednak systematyczności i jest czasochłonny, dlatego też przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na jego outsourcing do firm windykacyjnych. Barierą może okazać się jednak koszt. Zwykle jest to opłata wstępna, powiększona o prowizję od wyegzekwowanego długu, która może sięgać nawet 30% jego wartości. Alternatywą może być monitoring realizowany przez dedykowane serwisy internetowe.
Telefon, mail czy list
Wybierając firmę, której powierzymy nasze faktury, warto dokładnie przeanalizować oferty i cenniki. Mogą różnić się one nie tylko stawkami, ale też systemem rozliczania. Najlepiej, jeśli taryfa zakłada, że płacimy tylko za wykonaną usługę, czyli wykonany do klienta telefon, wysłany mail czy list. Jest to opcja korzystniejsza niż stały miesięczny abonament.
Program do faktur bez abonamentu? Sprawdź »
Z internetowych serwisów monitorowania należności może w zasadzie skorzystać każda firma. Wystarczy założyć konto i ustalić indywidualny plan działań, czyli schemat, według którego system będzie przesyłał powiadomienia do płatnika. Korzystanie z serwisów jest bardzo proste - większość z nich jest zintegrowana z programami do fakturowania i plikami Microsoft Excel. Wystarczy zsynchronizować oba programy, a system automatycznie pobierze informacje o fakturach i wykonana całą pracę.
Problem mogą napotkać mniejsze firmy, które nie używają takiego oprogramowania i zestawienia wystawionych faktur tworzą ręcznie. W ich przypadku konieczne będzie wprowadzenie do serwisu monitorującego wszystkich danych, co może okazać się znacznie bardziej pracochłonne niż samodzielny monitoring realizowany przez pracownika.
Bezpieczeństwo danych
Firmy rozważające skorzystanie z e-usługi często zastanawiają się nad bezpieczeństwem takiego rozwiązania. Przed skorzystaniem z serwisu trzeba dokładnie sprawdzić zasady jego działania. Należy przeanalizować regulamin serwisu oraz jego politykę prywatności. Musimy wiedzieć, czy udostępniając nasze dane o należnościach nie jesteśmy narażeni na ich wyciek do innego serwisu czy podmiotu.
Rozpoczynając współpracę musimy dokładnie poznać zasady działania platformy, ustalić co należy do naszych zadań, a co wykona za nas system.
Stopień zautomatyzowania procesu monitorowania należności powinien być jednym z kluczowych kryteriów wyboru usługi. Ważnym czynnikiem jest oczywiście również cena. Należy uważnie przeanalizować cennik i skonfrontować go z naszymi potrzebami, tj. z liczbą faktur, które miesięcznie będą obsługiwane. Dzięki temu łatwo oszacujemy koszt związany z monitoringiem należności.
źródło: alcance.pl
AUTOR ARTYKUŁU