Zaliczka jest częściową zapłatą za dany towar lub usługę, wręczaną przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Przedsiębiorca powinien udokumentować jej uzyskanie. W jaki sposób?
Podatnik, który otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego świadczenia usługi, objęty jest obowiązkiem zaewidencjonowania otrzymanych kwot na kasie fiskalnej w momencie jej uzyskania.
Rejestracja zaliczki na kasie fiskalnej
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących. Kasy te powszechnie nazywane są kasami fiskalnymi.
Kiedy taki podatnik - przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę, powinien ją zarejestrować. Może wystawić w tym celu fakturę zaliczkową, ale jednocześnie nie zwolni go to z obowiązku zarejestrowania zaliczki na kasie fiskalnej.
Wynika to bezpośrednio z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Wskazano w nim, że otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania. Nie dotyczy to jedynie podatników korzystających ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Do faktury zaliczkowej lub zwykłej dotyczących sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej trzeba dołączyć paragon. Wyjątkiem od reguły jest sytuacja, gdy sprzedaż dokumentowana jest fakturą emitowaną z zastosowaniem kasy rejestrującej, o ile wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
Ustawa o VAT w art. 19a ust. 8 wskazuje, że jeśli podatnik otrzyma zaliczkę przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
Należy również wskazać, że w myśl art. 19a ust. 8 ustawy, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (np. zaliczkę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Przepis ten reguluje kwestię terminu powstania obowiązku podatkowego w stosunku do dostawy towarów/świadczenia usług, w sytuacji gdy podatnik otrzymał całość lub część zapłaty przed ich realizacją. Otrzymanie zaliczki trzeba zaewidencjonować w dacie jej otrzymania. Jeśli zaliczka wypłacana jest na przełomie dwóch okresów rozliczeniowych, należy dokonać korekty, posługując się ewidencją korekt.
AUTOR ARTYKUŁU