Podstawą zarejestrowania zbioru danych osobowych przez firmę w GIODO jest uzupełnienie i złożenie stosownego wniosku rejestracyjnego, zawierającego m.in. szczegółowe informacje o typie gromadzonych danych.
Obowiązkiem administratorów zbiorów danych osobowych, w tym m.in. przedsiębiorców gromadzących dane o pracownikach czy kontrahentach, jest zgłoszenie ich do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W jaki sposób można tego dokonać?
Podstawa prawna
Dbaj nie tylko o bezpieczeństwo danych w firmie, ale także o swoje własne. Biznes-Firma poleca AIG »
Obowiązek zarejestrowania zbioru danych osobowych przez przedsiębiorców wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, obowiązującej w Polsce od 1997 roku. Z chwilą rozpoczynania działalności, która wiąże się z gromadzeniem danych osobowych klientów, kontrahentów, czy pracowników, pojawia się konieczność zarejestrowania tworzonej bazy w GIODO.
Art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych wskazuje:
Administrator danych jest obowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi.
Jak dokonać zgłoszenia?
Jeśli przedsiębiorca upewni się, że musi zarejestrować zbiór danych osobowych w GIODO, powinien wypełnić stosowny wniosek, który dostępny jest do pobrania na stronie internetowej GIODO. Procedura rejestracyjna nie jest skomplikowana.
W pierwszej kolejności należy określić we wniosku, czy przedsiębiorca będzie rejestrować zupełnie nowy zbiór danych, w którym będzie przetwarzał zwykłe dane, czy dane wrażliwe, których katalog wskazuje art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych. Za pośrednictwem tego samego wniosku można dokonać aktualizacji istniejącego już, zarejestrowanego w GIODO zbioru danych osobowych.
Jeśli rejestrowany jest nowy zbiór, należy go nazwać, np. baza klientów, baza danych osobowych pracowników, wskazać administratora danych osobowych, wraz z określeniem jego nazwy, adresu siedziby i numeru REGON. Należy określić, czy dane ze zbioru rejestrowanego na podstawie wniosku będą powierzone innym podmiotom, czy też nie.
Ważnym elementem wniosku rejestracyjnego, w części B jest określenie przesłanki, na podstawie której przetwarzane będą dane osobowe z rejestrowanego zbioru.
W części C wniosku wpisuje się cel, dla którego będą przetwarzane dane osobowe, np. polityka kadrowa. Kolejno należy podać dane jakich osób będą przetwarzane w firmie i jakiego typu będą to dane.
W części D wniosku wpisuje się sposób zbierania danych - bezpośredni lub pośredni. Osoba rejestrująca zbiór danych musi wskazać, czy dane gromadzone w bazie będą udostępniane innym podmiotom, niż podmioty uprawnione i które to będą dane.
W części E opisać należy zabezpieczenia, jakie stosować będzie administrator danych osobowych, zaś w części F należy określić poziom stosowanych zabezpieczeń - podstawowy, podwyższony lub wysoki.
Wypełniony wniosek rejestracyjny wysłany powinien zostać do GIODO listem poleconym, lub osobiście złożony w biurze GIODO. Przedsiębiorcy dysponujący podpisem elektronicznym, wniosek ten mogą wysłać pocztą elektroniczną.
AUTOR ARTYKUŁU