Pracodawcy od chwili rozpoczęcia rekrutacji i gromadzenia CV kandydatów powinni tworzyć dokumentację pracowniczą związaną z każdym z nich. Od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje nowy układ akt osobowych. Warto się z nim zapoznać.
Nowy układ i struktura akt osobowych pracownika wprowadzone od 1 stycznia 2019 roku obejmuje dodatkową część D. Są w niej przechowywane dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.
Cztery części akt osobowych
Kompletne akta osobowe pracowników, zgodnie z przepisami od 1 stycznia 2019 roku muszą uwzględniać cztery części:
- część A - dokumenty związane z rekrutacją,
- część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
- część C - dokumenty w zakresie ustania stosunku pracy,
- część D - dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.
Nowością w strukturze akt osobowych jest ostatnia z wymienionych części.
Dla których pracowników?
Pracodawcy nie muszą zmieniać wcześniej prowadzonej dokumentacji pracowniczej. Wskazany nowy podział akt osobowych obowiązuje w pełni w stosunku do pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku. Jeśli pracownik w tym czasie pozostawał w stosunku pracy z pracodawcą, wówczas akta prowadzone do 31 grudnia 2018 roku mogą pozostać bez zmian.
Nowa część akt
Należy przyzwyczaić się do tego, że akta osobowe pracowników nie zawierają już tylko trzech części, ale cztery. Czwarta część D akt osobowych obejmuje wszelkie odpisy zawiadomień o ukaraniu pracownika czy inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
W części D akt pracowniczych znajdą się m.in. takie dokumenty jak:
- sprzeciw pracownika wobec nałożonej kary porządkowej,
- odpis zawiadomienia o ukaraniu,
- pismo o odrzuceniu sprzeciwu przez pracodawcę,
- stanowisko reprezentującej podwładnego zakładowej organizacji związkowej w sprawie nałożenia kary porządkowej.
Pracodawca powinien zadbać o to, aby przechowywać wspominane dokumenty w części D w wydzielonych częściach dotyczących danej kary. Częściom tym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne, według chronologii. Należy numerować i tworzyć wykaz wszystkich takich dokumentów. Jeśli następuje usunięcie z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
AUTOR ARTYKUŁU