Wiele informacji, czy to w biurze, czy w dziale produkcyjnym przekazuje się bezpośrednio. Zdarzają się jednak sytuacje kiedy trzeba uciec się do przekazu na piśmie.
Większość ludzi uważa taką czynność za dość uciążliwą, gdyż pisanie ogranicza się do użycia jedynie wyrazów eliminuje tym samym ton głosu czy język ciała. Stwarza to poważne trudności, które jednak można przezwyciężyć.
Sprecyzowanie celów pisania
Ważnym elementem jest zastanowienie się nad wizerunkiem firmy z punktu widzenia osób z zewnątrz, a także nad własnym stylem pisania w sprawach służbowych oraz ogólnym stylem pisania korespondencji w organizacji. Pozwoli to określić zarówno wywieranie dobrego wrażenia na odbiorcy jak i wywieranie właściwego wrażenia. Należy również stworzyć u danego odbiorcy motywację do tego, aby odpowiedział na pismo. Wiedza o odbiorcy jest tego ważnym elementem, gdyż sprawy dotyczące jego samego wzbudzają zainteresowanie. Dobrze jest przedstawić czytelnikowi powody dla których zwracasz się z prośbą o pomoc w realizacji celów.
Struktura, styl, gramatyka
Stanowią one taktykę strategii pisania. Listy, sprawozdania czy notatki gdzie argumenty i kontrargumenty przewijają się dość chaotycznie wprawiają czytelnika w zamęt. Określenie celu dla którego piszemy składa się na właściwie opracowany list. Innej struktury wymaga tekst przekazujący złe wiadomości, innej natomiast ten który zawiera wiadomości dobre. Te ostatnie powinny być przekazane skutecznie bez wstępnego przygotowania. Wiadomości negatywne natomiast należy przekazywać łagodnie, zaczynając od informacji, którą odbiorca zaakceptuje poprzez przedstawienie uzasadnienia owej wiadomości, aż do opisania łagodniejszego rozwiązania.
Listy powinny wyglądać atrakcyjnie, zawierać wyeksponowane dane oraz podsumowanie. W przypadku sprawozdań określających rozwiązanie problemu niezbędna jest analiza problemu oraz wnioski dotyczące tego jak sobie poradzić z owym problemem. Ważnym elementem jest również ustalenie priorytetów, głównych myśli i wiążących się z nimi koncepcji oraz faktów. Ustalona struktura ułatwi rozpoczęcie pracy, zapobiegnie zahamowaniom w pisaniu oraz skróci czas pisania.
Słownictwo jakim się posługujesz stanowi Twój osobisty styl
Wiele wyrazów należy do zwyczajnych, inne służą do specjalnych celów. Te, które jeden uważa za powszechne dla innych może stanowić żargon. Prosty język jest podstawą do porozumiewania się.
Gramatyka stanowi nieodzowną część języka. Posługują się nią wszyscy w codziennych rozmowach. Poprawność gramatyczna może być weryfikowana przez Twojego rozmówce, jeśli nie zwraca on uwagi na to jak mówisz świadczy to, iż wszystko jest ok, natomiast, gdy pojawiają się problemy w rozumowaniu należy skorzystać z pomocy fachowców w tej dziedzinie. Ortografia natomiast klasyfikuje ludzi na dwie kategorie: tych, którzy piszą ortograficznie i tych którzy tego nie potrafią. Jeśli należysz do grupy ostatniej powinieneś zawsze korzystać ze słownika ortograficznego, a także radzić się współpracowników, kolegów, koleżanek bądź sekretarki.
Sporządzanie tekstów zawsze wiąże się z określonym celem oraz skutkiem, który chcesz osiągnąć w wyniku pisania czy to względem organizacji czy Ciebie samego. Znajomość tych celów jest podstawowym wyznacznikiem skutecznego pisania.
AUTOR ARTYKUŁU