Pracodawca zobowiązany jest zgodnie z prawem prowadzić dokumentację pracowniczą. Kiedy jednak pracownik przestaje być jego pracownikiem, musi mu wydać ową dokumentację. W jaki sposób i kiedy?
Pracodawca musi powiadomić byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, który następuje po upływie okresu jej przechowywania.
Kiedy należy przekazać dokumentację pracowniczą?
Od 1 stycznia 2019 roku polskich pracodawców obowiązują nowe przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W związku z nimi na przedsiębiorców zatrudniających pracowników nałożono zupełnie nowe obowiązki związane z przekazaniem dokumentacji byłemu pracownikowi.
Do Kodeksu pracy dodano nowy artykuł 946, który stanowi, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy zobowiązany jest wydać pracownikowi informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez swojego podwładnego dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
Informacja może być wydana w formie papierowej lub elektronicznej. Jeśli pouczony w ten sposób pracownik nie odbierze z różnych powodów swojej dokumentacji pracowniczej, pracodawca zniszczy ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Maksymalnie 12 miesięcy na odbiór dokumentacji
Prawo pracy zakłada, że pracownik nie musi od razu po zakończeniu umowy o pracę i rozwiązaniu stosunku pracy z pracodawcą odbierać swojej dokumentacji. Ma na to 12 miesięcy od chwili zakończenia zatrudnienia. Po tym czasie pracodawca zniszczy dokumentację.
Możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej reguluje również art. 949 Kodeksu pracy. Kiedy następuje zmiana postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, pracownik może odebrać dokumentację prowadzonej w poprzedniej postaci w terminie 30 dni od dnia odebrania zawiadomienia w tej sprawie.
Co powinien zrobić pracodawca?
Wspominane rozporządzenie przewiduje, że pracodawca powinien przekazać informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji. Mają one być doręczane za pokwitowaniem osobiście lub przez operatora pocztowego, osoby upoważnione przez pracodawcę lub z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, ale pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Jeśli doręczenie nie jest możliwe, operator pocztowy pozostawi wiadomość o możliwości odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej. Gdy nie jest to możliwe, informacja zostawiona zostanie w drzwiach mieszkania pracownika lub byłego pracownika, ewentualnie w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
AUTOR ARTYKUŁU