Pracodawcy zobowiązani są do prowadzenia dokumentacji kadrowej dla wszystkich zatrudnionych pracowników. Mogą wywiązywać się z tego obowiązku, wybierając albo wersję papierową, albo elektroniczną dokumentacji. Jak można przejść z dokumentacji tradycyjnej, papierowej na jej wersję cyfrową?
Przejście z papierowej dokumentacji kadrowej na dokumentację elektroniczną wymaga odwzorowania cyfrowego istniejących dokumentów. Trzeba je jeszcze poświadczyć elektronicznym podpisem lub pieczątką kwalifikowaną pracodawcy.
Odwzorowanie cyfrowe dokumentów
Wielu przedsiębiorców w Polsce dotychczas prowadziło dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Niestety powodowało to, że w dużych firmach w aktach pracowników było tyle papierów, że ich przechowywanie wymuszało wygospodarowanie dodatkowego pomieszczenia.
Z problemem można sobie poradzić dziś inaczej, przechodząc z dokumentacji papierowej na wersję elektroniczną. Od 1 stycznia 2019 roku jest to jak najbardziej możliwe, ale przedsiębiorca będzie musiał dokonać odwzorowania cyfrowego każdego pojedynczego dokumentu, jaki znajduje się w aktach osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy każdego pracownika. Jak to zrobić?
Skanowanie dokumentów
Najprostszym sposobem zmiany formy dokumentów kadrowych z papierowej na elektroniczną jest ich zeskanowanie. Następnie trzeba opatrzyć każdy e-dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Tak przygotowane i poświadczone dokumenty w wersji elektronicznej mają być przechowywane w systemie teleinformatycznym, czyli specjalnym programie elektronicznym, który będzie spełniać określone wymagania.
Inne formy odwzorowania cyfrowego
Dokumenty umieszczone w papierowej dokumentacji pracowniczej nie tylko mogą być skanowane, ale również Kodeks pracy dopuszcza i inne możliwe formy tworzenia jej elektronicznej wersji.
Takim odwzorowaniem może być kopia elektroniczna dowolnej treści zapisana w postaci innej niż elektroniczna, ale umożliwiająca zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Każda forma elektroniczna dokumentów kadrowych musi spełniać minimalne wymagania techniczne, określone w załączniku do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wśród wymagań tych znalazły się wytyczne:
- rozdzielczość e-dokumentu,
- minimalna liczba bitów na piksel.
Rozporządzenie dopuszcza korzystanie przez pracodawców z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie powoduje to widocznego pogorszenia jakości obrazu.
Poświadczenie dokumentów
Pracodawca lub ewentualnie upoważniona przez niego osoba powinna opatrzyć każde odwzorowanie cyfrowe dokumentów z papierowej dokumentacji kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną, aby potwierdzić zgodność z oryginałem papierowym.
AUTOR ARTYKUŁU