Akta osobowe pracownika gromadzone są przez pracodawcę od momentu nawiązania pierwszego kontaktu z pracownikiem, czyli od rekrutacji, aż po rozwiązanie stosunku pracy z tą osobą. Sprawdzamy jakie to dokumenty i jak należy je prowadzić?
Pracodawca zatrudniając pracowników, zobowiązany jest do założenia i prowadzenia dla każdego z nich akt osobowych. Jakie informacje powinny zawierać takie akta i kto powinien je prowadzić?
Trzy części akt
Dla przejrzystości prowadzenia akt osobowych każdego pracownika, powinny one zostać podzielone na trzy części:
- Część A - obejmująca dokumenty rekrutacyjne, uzyskane przez pracodawcę przed nawiązaniem z pracownikiem stosunku pracy,
- Część B - obejmująca dokumenty dotyczące okresu trwania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
- Część C - obejmująca dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Wszystkie trzy części łącznie, uszeregowane chronologicznie, tworzą akta osobowe pracowników.
Dokumenty pracownicze w aktach osobowych pracownika
Znalazłeś lepszą pracę? My znaleźliśmy dla Ciebie lepsze konto. Biznes-Firma poleca Getin Bank z premią 50 zł co miesiąc »
Część A powinna uwzględniać ogólnie rzecz ujmując dokumenty aplikacyjne kandydata na pracownika, w tym kwestionariusz osobowy, CV, czy list motywacyjny. Przed nawiązaniem stosunku pracy pracodawca może żądać od kandydata na pracownika przedstawienia dokumentów potwierdzających posiadane przez niego kwalifikacje i umiejętności zawodowe czy udokumentowanie doświadczenia zawodowego. Przed zatrudnieniem pracownika pracodawca może jeszcze wymagać przedstawienia dodatkowych dokumentów:
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- dokumentów stanowiących podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o niepełnosprawności pracownika.
W części B akt osobowych pracownika, pracodawca gromadzi takie dokumenty jak:
- umowę o pracę lub inną umowę, jaka zawarta została dla zawiązania stosunku pracy,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, jeśli dotyczą,
- zakres obowiązków zawodowych pracownika,
- potwierdzenie na piśmie, że pracownik zapoznał się m.in. z regulaminem pracy,
- zaświadczenie o ukończonym przez pracownika wstępnym szkoleniu BHP,
- oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawień w związku z posiadaniem dzieci - jeśli dotyczy.
W ostatniej części akt osobowych pracownika, w części C gromadzone są: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę oraz dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy.
W części tej powinny znaleźć się też kopie wydanych pracownikowi świadectw pracy, orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzanymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy oraz potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
AUTOR ARTYKUŁU