Blat biurka jest punktem wyjścia do gospodarowania informacjami. Niezbędne jest by znalazł się na nim telefon, kalendarz oraz pojemniki na papiery wychodzące, przychodzące oraz do załatwienia, co usprawni i ułatwi Twoją pracę.
Informacja jest wszystkim co trafia do Twojego biura i może przybierać rozmaite formy tj. protokoły, korespondencja, telefony, wydruki komputerowe etc.
Zdarzają się sytuacje, kiedy nadmiar tych informacji jest tak duży, że nie jesteś w stanie skupić się na ich lekturze, starasz się wchłonąć zbyt wiele informacji, a jak mówi Trzecie Prawo Hamiltona : NADMIAR INFORMACJI PROWADZI DO UMYSŁOWEJ NIESTRAWNOŚCI! Należy wówczas podzielić owe informacje na cztery kategorie:
- to z czym musisz się zapoznać
- to z czym chcesz się zapoznać
- to czym chcesz zaimponować innym
- to co Ci jest potrzebne
Przechowywanie informacji oraz jej źródła
Wszelkie informacje jakie do Ciebie trafiają możesz uporządkować na te które są dostępne dla wszystkich oraz na te które Twoim zdaniem należą do poufnych. Następnym krokiem powinna być ich segregacja, najlepszym sposobem jest układ alfabetyczny, a także odnośniki i odsyłacze ułatwiające wyszukiwanie materiałów. Informacje, które zostały już przetworzone powinny znaleźć się w archiwum, by móc w razie potrzeby do nich wrócić. Informacje, które do Ciebie docierają mogą mieć dwa źródła: dostępne w organizacji, działy informacji, biblioteki oraz poza nią.
Procesory tekstów oraz sieć komputerowa
Niezbędną umiejętnością, a przede wszystkim przydatną do opracowywania informacji, przetwarzania tekstów w biurze jest umiejętność korzystania z podstawowych zadań jakie oferuję komputer tj. procesory tekstowe, arkusze kalkulacyjne. Te ostatnie stosuję się do planowania i kontroli finansowej, a sprawozdania z ich realizacji z lat ubiegłych można przechowywać na dyskietkach bądź płytach co zajmuję znacznie mniej miejsca aniżeli w formie papierowej. Za pomocą systemów bazy danych można stworzyć zbiory dotyczące zapasów, faktur, klientów, notatek, materiałów archiwalnych co znacznie ułatwi odszukiwanie potrzebnych informacji. Komputer nie jest jednak niezawodny. W wyniku różnych okoliczności można utracić informacje, które się tam znajdują, wówczas niezbędne jest pamiętać, aby systematycznie wszystko kopiować. Pozwala to na przechowywaniu kopii każdego zbioru w innym miejscu.
Każda organizacja obecnie posiada sieć komputerową, co pozwala na połączenie się z innym komputerem na miejscu bądź gdziekolwiek indziej. Niezależnie od wykorzystywanych środków możesz uzyskiwać informację przechowywane przez innych lub znajdujące się w komputerze centralnym, wystarczy wprowadzić odpowiednie hasła i rozkazy. Służy to do ochrony przed niepowołanymi osobami, dlatego też zaleca się unikanie prostych haseł. Sieci komputerowe mają również zastosowanie jako przekaźnik informacji. Przy och pomocy można powiadomić pracowników o planowanym zebraniu, wydarzeniu.
Niezależnie od miejsca pracy oraz zajmowanego stanowiska będziesz korzystać z informacji. Unikaj zatem zachowywania masy materiałów w biurze, gospodaruj informacjami zgodnie z zaproponowanymi wyżej.
AUTOR ARTYKUŁU