Jak gospodarować czasem w firmie?

Czas jest szczególnym zasobem zupełnie niezależnym od potrzeb każdego człowieka. 

Ustalenie celów

Należy pamiętać iż ustalanie celów wymaga systematyczności, a także uwzględniania paradoksów oraz wszelkich niekonsekwencji. Jako sposób ustalania celów służyć może tworzenie własnych kluczowych obszarów, które powinny być nastawione na działanie i obejmować zadania które dana osoba wykonuje. Aby cele zostały prawidłowo ustalone należy zadać sobie pytania dotyczące celów przedsiębiorstwa min:

• dlaczego przedsiębiorstwo istnieje
• czego nam potrzeba aby nadal działać
• gdzie chcemy być za kilka lat
• jak to zrealizować
• na które segmenty mam bezpośredni wpływ etc.

Planowanie rozkładu czasu

Oprócz zorganizowanego stanowiska pracy, niezbędny jest kalendarz – notes, który byłby zaprojektowany zgodnie z właściwymi zasadami gospodarowania czasem bądź terminarz. Niezależnie od tego jaki system wybierzesz, kluczowym elementem jest zapisywanie wszystkich czynności, które wykonujesz. Ustal priorytety począwszy od tych najwyższych skończywszy na zadaniach mało ważnych. Pamiętaj aby zaczynać od najniższej klasy zadań, ponieważ zazwyczaj są one łatwe do wykonania, lecz do niczego nie prowadzą. Możesz skorzystać z innej techniki, która ustala priorytety w następujący sposób:

• zadania które muszą być wykonane
• zadania które należałoby wykonać
• zadania które warto by  wykonać

Rejestracja czasu

Wielu menadżerów za pomocą rzeczywistego sposobu wykorzystania przez siebie czasu, a następnie jego analizę sprawdzało ile czasu faktycznie poświęca na różne czynności. Aby to sprawdzić należy podzielić swój czas roboczy na 6 bądź 8 kategorii działań po czym zapisać ile czasu w ciągu dnia poświęca się na każdą z kategorii. Wygodnym rozwiązaniem będą gotowe do wypełnienia arkusze. Rejestracja czasu jest sprawą osobistą, nie wyklucza się jednak możliwości omawiania jej z innymi, dzielenia się opiniami oraz uwagami, co może okazać się pożyteczne dla wszystkich. 

Indywidualne zachowania – problemy i rozwiązania

• głęboko zakorzenione odkładanie spraw, problem który należy rozwiązać póki jest jeszcze motywacja do zmian. Począwszy od wykazu wszystkich odłożonych na później zadań przez wykonanie od razu jednego bądź dwóch po zaplanowanie załatwienia pozostałych pozycji oraz wyznaczenia sobie za nie nagrody.
• dążenie do perfekcji, która prowadzi do frustracji oraz neurotycznych zachowań.  Postaw sobie pytanie jakie dziedziny faktycznie wymagają dążenia do perfekcji i chroń się przed tym, by przymus ten nie spowodował utraty okazji do osiągniecia doskonałości tam gdzie rzeczywiście jest potrzebna.
• zastanów się nad własnymi celami, ustanawiaj je stawiając przy tym wyzwania
• w gospodarowaniu czasem kluczową sprawę stanowi uczenie się korespondencyjne, komputerowe, co umożliwia gospodarowanie swoim czasem na naukę
• zwalczaj powtarzające się kryzysy, wyszukuj rozwiązań, przekształcaj kryzys w okazję do poszukiwania nowych pomysłów, metod działania

Styl kierowania, a czas

Style kierowania tj. nakazowy, nakłaniający, konsultujący, współuczestniczący, delegujący mają wpływ na to , ile czasu spędzasz oraz w jaki sposób go spędzasz z podwładnymi oraz innymi osobami. Za przykład może posłużyć styl nakazowy, który oszczędza czas, poprzez przekazywanie konkretnym osobom co mają robić, oni natomiast chętnie wykonują polecenia. Dużą rolę w gospodarowniu czasem odgrywają również funkcje zarządzania. Jedna z nich czyli delegowanie polegające na przekazywaniu obowiązków, uprawnień, a nie wyznaczanie zadań daje kierownikowi ogromną swobodę. Można je tak zaplanować by było skuteczne.

Pomimo wszelkich postanowień oraz planów i tak marnuję się zbyt wiele czasu. W sytuacjach gdy pojawiają się kryzysy, nieprzewidziane okoliczności należy przypomnieć sobie o właściwym gospodarowaniu czasem poprzez bezpośredni bodziec jakim może być cytat bądź slogan. Pamiętaj jednak że głównym celem  dobrego gospodarowania czasem jest umiejętność oraz świadomość panowania nad sytuacją, zatem Jak Najlepiej Wykorzystaj Czas!