Akta pracownicze w przedsiębiorstwach do niedawna musiały być przechowywane przez 50 lat od zaprzestania wykonywania stosunku pracy. Dziś to tylko 10 lat, o ile akta mają formę elektroniczną. Warto zwrócić uwagę na fakt, że dzięki takim zmianom przepisów przedsiębiorcy oszczędzają niebagatelne pieniądze. Ile?
Milionowe oszczędności stają się udziałem pracodawców w Polsce, dzięki ograniczeniu czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Obecnie e-akta są też tańsze do generowania i archiwizowania.
Skrócony termin przechowywania akt
Pół wieku na przechowywanie akt pracowniczych to fenomen w skali światowej. Polska mogła się poszczycić do niedawna najdłuższym na świecie okresem archiwizowania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Od stycznia 2019 roku obowiązują w Polsce przepisy dotyczące elektronicznych akt pracowniczych i krótszego okresu ich przechowywania. E-akta, które mają formę elektroniczną, są integralnym elementem pakietu 100 zmian dla biznesu, które ułatwiają prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Przepisy zakładają dziś skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do zaledwie 10 lat. Taki sam okres przechowywania dokumentacji dla celów emerytalno-rentowych obowiązuje też na przykład w Finlandii.
Jednak nowe zasady archiwizacji e-akt pracowniczych nie dotyczą osób zatrudnionych przed 1999 rokiem. W ich przypadku dokumenty nadal muszą być przechowywane przez 50 lat. Zmiany obejmują jedynie nowo zatrudniane osoby, albo tych zatrudnionych w okresie od 1999 roku do 2018 roku, jeśli pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW i raporty informacyjne ZUS RIA za osoby zgłoszone do ubezpieczeń.
Oszczędności czasu i pieniędzy
Elektroniczne akta pracownicze pozwalają na wypracowanie znacznych oszczędności - przede wszystkim po stronie pracodawców. Ministerstwo Finansów oszacowało, że gromadzenie dokumentacji tradycyjnej, papierowej kosztowało ich około 130 mln zł rocznie. Na utrzymywanie e-akt przedsiębiorcy wydają wielokrotnie mniej.
Oszczędności dotyczą także pracowników. Badanie przeprowadzone na zlecenie Unit4 pokazuje, że pracownicy poświęcają niemal 1/3 swojego czasu pracy na zadania administracyjne, w tym na wyszukiwanie papierowych dokumentów i ich skanowanie. Elektronizacja akt pozwoli na oszczędność czasu. W momencie przejścia na emeryturę pracownicy będą mieli ułatwioną sytuację. Bez trudu będą mogli uzyskać akta, które dają im uprawnienia do uzyskania świadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Płatnik ma przekazywać do ZUS składki wraz z rozszerzoną informacją, która będzie mogła być wykorzystana w celu udzielenia prawa do emerytury lub renty w przyszłości.
AUTOR ARTYKUŁU