Od 1 stycznia zmieniły się zasady ewidencjonowania czasu pracy pracowników w Polsce. Jak pracodawcy powinni obecnie zapisywać i archiwizować czas pracy swoich podwładnych, aby było to zgodne z obowiązującymi przepisami?
O ile dotychczas ewidencja czasu pracy miała postać skróconej karty, o tyle obecnie została rozszerzona i stała się dokumentacją związaną z czasem pracy.
Podstawowy obowiązek pracodawcy
Po zawarciu umowy o pracę z pracownikiem pracodawca bierze na siebie szereg obowiązków. Między innymi musi on prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników. Tworzona jest ona i prowadzona po to, aby ustalać na jej podstawie, jakie wynagrodzenie należy się podwładnemu i jakie mają być inne świadczenia związane z pracą.
Od nowego, 2019 roku zmieniono zasady prowadzenia takiej ewidencji, w której poza liczbą przepracowanych godzin, należy umieszczać również:
- przedziały czasowe, w których pracownik świadczył pracę - karta ewidencji czasu pracy,
- zapisy dotyczące dyżurów, wraz ze wskazaniem miejsca ich pełnienia,
- wnioski i zgody pracowników, dotychczas umieszczane w części B akt osobowych - m.in. zgody rodziców małych dzieci oraz pracownic w ciąży.
Dokumentacja ewidencji czasu pracy stała się przez to bardziej obszerna. Obecnie potwierdza ona nie tylko przepracowany przez pracownika okres, ale również zawiera wyczerpujące informacje dotyczące stosowanych w stosunku do danej osoby konkretnych, indywidualnych rozwiązań związanych z czasem pracy.
Jak wygląda karta ewidencji czasu pracy?
Nowe przepisy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia kart ewidencji czasu pracy zawierających takie informacje jak:
- liczba przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczba godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczba godzin dyżuru i ich rozkład w dobach, ze wskazaniem miejsca ich pełnienia,
- ustawowe zwolnienia od pracy, z oznaczeniem wymiaru i podstawy prawnej ich udzielenia,
- inne usprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy,
- nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
- czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym.
Nie ma odgórnie narzuconego wzoru karty ewidencji czasu pracy pracownika. Standardowo jednak taka karta jest prowadzona w formie tabeli.
Kto nie musi prowadzić ewidencji?
W stosunku do niektórych pracowników, a raczej kategorii pracowników, pracodawca nie musi prowadzić ewidencji godzin pracy. Jest on zwolniony z takiego obowiązku w przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe i ryczałt za pracę w porze nocnej.
AUTOR ARTYKUŁU