Elektroniczna Wymiana Danych – jak nie wypaść z obiegu?

EDI (Elektroniczna Wymiana Danych) to rozwiązanie, które redukuje koszty, optymalizuje procesy i wyklucza błędy, będące następstwem pracy człowieka. A te ostatnie najcześciej generują dla firm największe straty.

Wykorzystywanie komputerów do tworzenia, przechowywania i wymiany danych jest obecnie normą, jednak ich manualne wprowadzanie, skanowanie i drukowanie, przesyłanie tradycyjnymi kanałami transmisji, znacząco spowalnia procesy biznesowe, a przy tym konsumuje zasoby finansowe firmy i generuje ryzyko błędu wynikające z zaangażowania czynnika ludzkiego.

EDI na odsiecz?

W celu zwiększenia efektywności tych procesów, wiele przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli Elektronicznej Wymiany Danych, procesu stanowiącego pomost łączący bezpośrednio systemy komputerowe partnerów biznesowych, umożliwiający transmisję informacji handlowych czy administracyjnych bez potrzeby ingerencji człowieka.

Pierwsza implementacja procesu EDI miała miejsce w sektorze transportu – stosowali go przewoźnicy morscy, kolejowi i powietrzni. Obecnie koncepcja ta znalazła zastosowanie w różnych sektorach gospodarki: handlu, transporcie i logistyce, finansach, ubezpieczeniach, inżynierii czy turystyce. EDI stanowi dziś podstawę do budowania efektywnych relacji rynkowych, usprawniając większość procesów biznesowych, takich jak księgowość, produkcja, płatności, zaopatrzenie, zakupy czy projektowanie.

Dla wielu światowych firm EDI od dawna stanowi standard funkcjonowania. Wynikające z wdrożenia tego procesu korzyści mają kluczowe znaczenie dla sukcesu przedsiębiorstwa, a w niektórych przypadkach mogą decydować o być czy nie być firmy. Niektóre efekty implementacji procesu elektronicznej wymiany danych są widoczne niemalże natychmiast. Rezygnacja z manualnego przetwarzania, drukowania, archiwizacji i wysyłki papierowych dokumentów na rzecz ich elektronicznych odpowiedników skraca czas komunikacji biznesowej i znacząco obniża koszty administracyjne. Najważniejsze, choć trudne do skalkulowania, są jednak pośrednie, długofalowe korzyści strategiczne - wzrost prestiżu firmy i jej wiarygodności w oczach partnerów i klientów, podniesienie jakości i standardów współpracy – wylicza Adrian Lapierre, CEO firmy SoftProject odpowiedzialnej za integracje systemów ERP oraz zapewnienie ich bezpieczeństwa.

Koszty, czas – gdzie oszczędzamy?

Jedną z kluczowych i widocznych niemal natychmiast korzyści wynikających z wdrożenia EDI jest redukcja kosztów obsługi administracyjnej wymiany informacji oraz oszczędność czasu.

Oszczędność czasu i pieniędzy generowana jest również dzięki zminimalizowaniu ryzyka wystąpienia błędów przy wprowadzaniu i wymianie danych w konsekwencji wyeliminowania z procesu EDI czynnika ludzkiego. Ponadto gwarantuje, że dokument elektroniczny, w przeciwieństwie do papierowego, nie zostanie zagubiony czy zniszczony, co pracownikom przedsiębiorstw zdarza się niezwykle często. Integracja EDI z systemem obiegu dokumentów w firmie (DMS, ang. Document Management System), sprawi, że personel odpowiedzialny dotychczas za operacje sporządzania, dystrybucji, wyszukiwania, weryfikacji czy odtwarzania dokumentów papierowych może zostać skierowany do realizacji bardziej wartościowych procesów biznesowych – komentuje Adrian Lapierre.

Komunikacja biznesowa to proces stałej wymiany danych. Właściwa organizacja i zarządzanie nimi pozwalają zwiększać efektywności pracy, obniżać koszty operacyjne oraz usprawniać dostęp do wiarygodnych informacji istotnych w realizacji procesów decyzyjnych firmy. Zapewnienie bezpieczeństwa wymiany tych danych to obowiązek każdego funkcjonującego na rynku podmiotu.

Z tej perspektywy EDI to rozwiązanie, które pozwala tworzyć globalną platformę biznesową, w ramach której zmniejsza się dystans i zacieśniają relacje między jej użytkownikami – kontrahentami, klientami, partnerami biznesowymi.

_{*Materiał przygotowany na podstawie informacji prasowej TKM Group}