Dokumentacja ZUS od 2019 roku – obowiązki pracodawcy

Pracodawcy i zleceniodawcy mogą skrócić okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, jeśli zdecydują się na prowadzenie ich w formie e-akt i złożą do ZUSu druk ZUS OSW. 

Zmiany przepisów
Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz akt osobowych pracownika. Jednocześnie na mocy ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, płatnicy składek, w tym pracodawcy, są zobowiązani przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Tak stanowi art. 125a ust. 4 wspominanej ustawy.

Od 1 stycznia 2019 roku weszły zaś w życie w Polsce przepisy dotyczące nowych zasad prowadzenia dokumentacji dla ZUS. Ich postawą jest uchwalona 10 stycznia 2018 roku ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Dzięki nim skrócony może być okres archiwizowania dokumentów - z 50 lat do 10 lat, ale wymagana jest ich jednoczesna elektronizacja.

Nowoczesne akta dla ZUS
Płatnicy składek do ZUS mogą skorzystać z zaledwie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, jeśli skorzystają z e-akt. Takie osoby będą zobowiązane przekazywać też co miesiąc do ZUS nowy zakres danych, z zachowaniem prawnych wymogów dotyczących przede wszystkim ochrony danych osobowych.
Wszystkie dokumenty dotyczące stosunku pracy docelowo mają mieć formę elektroniczną. Jeśli płatnik podejmie trud zmiany akt papierowych na elektroniczne, zyska na zoptymalizowaniu procesu ich prowadzenia oraz na skróceniu czasu ich archiwizacji. Będzie ponosił mniejsze koszty magazynowania i administracji.
Przekazane drogą elektroniczną do ZUS dane dotyczące zatrudnienia pracowników pozwolą na zwiększenie bezpieczeństwa realizacji uprawnień emerytalno-rentowych. Trafią one do zasobów ZUS i zawsze będzie można po nie sięgnąć, nawet w obliczu likwidacji dawnego pracodawcy pracownika.

Kto będzie przechowywał akta pracownicze 10 lat
Elektroniczna dokumentacja pracownicza może być archiwizowana przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia, ale tylko w przypadku niektórych pracodawców lub zleceniodawców. Nowe przepisy obejmują tych płatników, w przypadku których stosunek pracy ustał lub umowa zlecenia zakończyła się dla każdego nowo zatrudnionego po 31 grudnia 2018 roku.
Jednocześnie ustawodawca pozostawił możliwość skorzystania z prawa do krótszego okresu archiwizacji danych pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku. W tym celu pracodawca lub zleceniodawca będzie składał w ZUS oświadczenie na druku ZUS OSW, czyli oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA na temat wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w tym okresie, a następnie będzie składał takie raporty.
Na pracodawcy czy zleceniodawcy, w związku z przekazaniem do ZUS raportu ZUS RIA, ciąży obowiązek informacyjny wobec podwładnego. Musi przekazać mu kopię złożonego raportu, aby ten mógł go zweryfikować i pouczyć go o skróconym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca musi ostatecznie prowadzić i przechowywać akta pracownicze w warunkach, w których są zabezpieczone przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.