RODO zobowiązuje między innymi pracodawców do ochrony danych osobowych swoich pracowników. Jak mają się przepisy RODO do kwestii ewidencjonowania czasu pracy pracowników z wykorzystaniem czytnika danych?
W świetle prawa dopuszczalne jest stosowanie jedynie elektronicznych kart dostępu, które nie skanują i nie pobierają danych biometrycznych.
Ewidencjonowanie czasu pracy
Art. 149 Kodeksu Pracy wskazuje, że pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję na żądanie pracownika. Nie ewidencjonuje się przy tym godzin pracy w stosunku do pracowników:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Przepisy nie określają za to, w jaki sposób pracodawcy mogą potwierdzać obecność pracownika w zakładzie pracy. Metoda odnotowania obecności pracownika w zakładzie pracy jest wyłącznie elementem pomocniczo-technicznym w ewidencji. Pracodawca może więc skorzystać np. z czytnika danych w pracy. Elektroniczny czytnik dostępu jest nowoczesnym sposobem potwierdzania obecności pracowników i jest on prawnie dopuszczalny.
Czy elektroniczne karty dostępu i czytniki tych kart w zakładach pracy nie łamią przepisów RODO?
Prawnie dopuszczalna forma ewidencjonowania czasu pracy – czytniki elektroniczne
Elektroniczne karty dostępu razem z ich czytnikami mogą być zgodnie z prawem i przepisami RODO wykorzystywane w polskich zakładach pracy. Świadczy o tym art. 6 ust. 1 lit. F RODO, ponieważ mamy przy nich do czynienia z prawnie uzasadnionym interesem administratora danych osobowych. Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy, a korzystanie z metody ewidencji służy tylko do jego realizacji.
Jakie dane mogą być ewidencjonowane na kartach pracy?
Zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika, został określony w przepisach Kodeksu pracy (art. 22). Jednak muszą być one również zgodne z naczelną zasadą przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO – zasadzie zgodności przetwarzania z prawem oraz z zasadą minimalizacji danych. W liście obecności lub w raporcie z elektronicznych kart dostępu w związku z tym powinno się ograniczyć dane pracowników wyłącznie do:
- imienia i nazwiska,
- zajmowanego stanowiska pracy,
- daty, godziny rozpoczęcia oraz zakończenia świadczenia pracy w dobowej normie czasu pracy.
Uwzględnienie innych danych osobowych niż powyższe wydaje się niezgodne z przepisami RODO, w szczególności zaś niedopuszczalne będzie wskazanie w ewidencji przyczyn nieobecności pracownika w zakładzie pracy. Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez sądy, pracodawca nie ma prawa skanować czy pobierać danych biometrycznych pracowników dla celów ewidencjonowania czasu pracy pracowników, nawet jeśli zatrudniony się na to zgodzi.
AUTOR ARTYKUŁU