Prowadzenie działalności socjalnej w zakładzie pracy kosztuje, a w czasie pandemii wielu pracodawców zmuszonych jest szukać radykalnych oszczędności. Czy jednak mają możliwość zawieszenia na pewien okres funduszu socjalnego w takim przypadku?
Pracodawca dotknięty skutkami pandemii koronawirusa ma zgodnie z prawem możliwość zmniejszenia wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, o jego zlikwidowaniu czy czasowym zawieszeniu odpisów na fundusz.
Co na to prawo?
Pracodawcy działający w sferze budżetowej, którzy zatrudniają na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, muszą bezwzględnie założyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Tym samym obowiązkiem będą objęci pracodawcy, u których działa zakładowa organizacja związkowa i złoży ona wniosek o utworzenie funduszu, zaś stan pracowników wynosi od 20 do 49 osób.
Nie ma też przeszkód by dobrowolnie założyć dla swoich podwładnych zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jeśli taki fundusz funkcjonuje, to pracodawca ma obowiązek odprowadzania odpisu na niego w określonej wysokości. To koszt dla pracodawcy, dlatego w dobie pandemii koronawirusa i poszukiwania oszczędności w firmach, właściciele mogą zastanowić się nad czasowym zawieszeniem funduszu lub zmniejszeniem wysokości odpisu.
Prawo dopuszcza taką możliwość, o czym świadczy art. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca może ukształtować samodzielnie wysokość odpisu i uregulować go w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania lub uzgodnić go z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Nie ma przy tym minimalnej wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Dopuszczalna pozostaje decyzja pracodawcy i likwidacji funduszu, co polega na zawieszeniu dokonywania odpisów na ten cel.
Jak zawiesić działalność socjalną w okresie pandemii?
Jeśli pracodawca zmuszony jest do poszukiwania oszczędności, a jego wybór w tym zakresie pada na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, wówczas może on w dowolnym momencie wprowadzić zmiany w funkcjonowaniu funduszu, właściwie z dnia na dzień.
Taka zmiana musi pociągać za sobą zmodyfikowanie właściwego aktu wewnątrzzakładowego. Zmianie ulegnie przy tym albo układ zbiorowy pracy, albo regulamin wynagradzania bądź też uzgodnienia z przedstawicielem pracowników, jeśli takie akty w zakładzie pracy nie funkcjonują. Decyzja o zawieszeniu dokonywania odpisu lub jego zmniejszeniu w związku z pandemią będzie wymagać przy tym współdziałania pracowników – organizacji związkowej lub przedstawiciela pracowników.
Gdy pracodawca dojdzie do porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielem pracowników, może wprowadzić zmiany w funkcjonowaniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w drodze protokołu dodatkowego po przeprowadzeniu rozmów. Zmiana wchodzi w życie w terminie określonym w układzie, nie wcześniej niż przed dniem zarejestrowania protokołu, a na to uprawniony organ ma cały miesiąc.
Jeśli zmiana dokonywana jest w regulaminie wynagradzania, związek zawodowy musi się na nią zgodzić, a nowy regulamin zaczyna obowiązywać dopiero po upływie dwóch tygodni od dnia podania go pracownikom do wiadomości w sposób przyjęty w firmie.
Zawieszenie odpisu na fundusz czasowo
Z uwagi na pogarszającą się sytuację finansową przedsiębiorstwa w konsekwencji COVID-19 pracodawca może podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu świadczeń socjalnych lub czasowo zawiesić jego istnienie – na przykład na cały 2020 rok, dzięki czemu odpisu za ten rok nie będzie musiał odprowadzać. Przyjmując, że zawieszenie zostanie wprowadzone dopiero w trakcie roku, musi on uiścić odpis proporcjonalny.
AUTOR ARTYKUŁU