Obecnie przechowywanie dokumentacji HR w tzw. chmurze, w formie zdigitalizowanej, bez formy tradycyjnej, papierowej, jest niezgodne z istniejącym stanem prawnym.
Pracodawca już na etapie rekrutowania pracowników do pracy gromadzi na ich temat informacje. Zobowiązany jest on do utworzenia i prowadzenia w odpowiedni sposób akt osobowych.
Najczęściej obowiązek ten jest przez pracodawcę przekazywany pracownikom działu HR, czyli działu kadrowego. Czy można prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy w nowoczesny sposób, wykorzystując do tego celu tzw. chmurę?
Właściwe warunki przechowywania dokumentacji HR
Przechowuj dokumentację kadrową w bezpiecznym miejscu. Biznes-Firma poleca Rajapack »
Niezależnie od tego, czy pracodawca samodzielnie, czy też za pośrednictwem działu kadr prowadzi akta osobowe pracowników, związane ze stosunkiem pracy, taka dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach, w których nie będzie narażona na uszkodzenie czy zniszczenie. Ponadto, dokumentacja powinna być zabezpieczona przed dostępem do niej niepowołanych osób trzecich. Takie wymogi wynikają z Kodeksu Pracy.
Jeśli wymogi związane z ochroną danych osobowych nie zostaną dopełnione, to na mocy prawa pracy przedsiębiorca naraża się na nałożenie na niego kary grzywny w wysokości od 1 do nawet 30 tys. zł.
Ustanie stosunku pracy z danym pracownikiem nie oznacza jednocześnie, że jego akta osobowe i dokumentacja dotycząca takiej osoby, mogą zostać zniszczone. Pracodawca ma w dalszym ciągu obowiązek archiwizowania w odpowiednich warunkach dokumentacji kadrowej.
Gdzie przechowywać dokumentację kadrową?
Na ogół przedsiębiorca przechowuje swoją dokumentację dotyczącą przedsiębiorstwa i jego pracowników w siedzibie firmy, choć nie jest to jedyne miejsce, w którym dokumenty te mogą się znaleźć. Idąc z duchem czasu, rząd zamierza dopuścić możliwość digitalizacji dokumentacji pracowniczej. Jak dotychczas jednak nie można przechowywać dokumentacji kadrowej wyłącznie w formie elektronicznej, w tzw. chmurze.
Obecnie, po zakończeniu działalności firmy, zgodnie z art. 51u ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, zobowiązany jest on do wskazania podmiotu prowadzącego działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu przekaże on akta pracownicze i inną dokumentację HR.
Dokumentacja osobowa musi być przechowywana łącznie przez 50 lat od chwili zakończenia pracy u danego pracodawcy przez pracownika, a dla dokumentacji płacowej okres 50 lat liczony jest od dnia wytworzenia akt.
AUTOR ARTYKUŁU