Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy. Sprawdźmy, co właściwie należy w niej wpisywać i czy trzeba do niej dołączać jakiekolwiek dokumenty?
Listę wszystkich dokumentów i informacji dotyczących ewidencji czasu pracy zawiera Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Nowy wymóg dla pracodawców
Dopiero od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy w Polsce zobowiązani są do prowadzenia dla każdego pracownika z osobna dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, ewidencja ta potrzebna jest do celów prawidłowego ustalania wynagrodzenia pracowniczego i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca musi też udostępnić ewidencję czasu pracy na żądanie pracownika.
Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy pracownika nie jest integralną częścią jego dokumentacji pracowniczej. O tym, jakie dokumenty i informacje powinna ona uwzględniać, można przeczytać w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Taka ewidencja w związku z obowiązującymi przepisami powinna obejmować informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin,
- godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Oprócz takich informacji o czasie pracy i nieobecności w pracy pracownika, ewidencja czasu pracy ma obejmować:
- wnioski pracownika dotyczące udzielonych zwolnień, wnioski ustalania indywidualnego rozkładu czasy pracy, w ramach systemu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy czy stosowania innych rozkładów czasu pracy;
- dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy, z uzgodnieniem udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonanie pracy w dniu wolnym od pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
- zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz zgody pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.
Pracodawca musi oddzielnie prowadzić dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę wypłaconych wynagrodzeń za pracę wraz z innymi świadczeniami, czy kartę przydziału odzieży i obuwia roboczego.
AUTOR ARTYKUŁU