Załóżmy, że spółka zdecyduje się zorganizować wyjazdowe spotkanie dla przedstawicieli swoich najważniejszych kontrahentów. Oprócz zaprezentowania im informacji handlowych, w wzmocnienia więzi interpersonalnej z klientami, organizuje dodatkowo konkursy i atrakcje takie jak: wspólny mecz, jazda konna, ognisko i wyścig koncernowych aut. Czy całość wydatków związanych z tego typu spotkaniem spółka może zaliczyć do kosztów?

Wydatki związane z organizacją spotkania dla przedstawicieli strategicznych klientów spółki (np. wynajem lokalu, usługa hotelowa i cateringowa) spełniają przesłanki uznania ich za koszt uzyskania przychodów. Trzeba jednak pamiętać, że wyżej wymienionych warunków nie realizują wydatki związane z organizacją imprez towarzyszących spotkaniu (np. wspólny mecz, jazda konna, ognisko i wyścig koncernowych aut), gdyż noszą znamiona wystawności, okazałości, mają cechy wydatków na reprezentację. Ponadto nie stanowią elementu niezbędnego do realizacji głównego celu spotkania, czyli przekazania stosownej wiedzy na temat produktów firmy, czy realizacji celów marketingowych.

Przedsiębiorca musi wiedzieć, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Ponadto trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.