Najpierw analizujemy, czy potrafimy wykazać związek między poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością, czyli w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jeśli potrafimy ten związek wykazać, sprawdzamy, czy w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (tzw. ustawa o PIT) nie jest on wymieniony jako ten, którego nie można wliczyć w koszty albo można wliczyć na specjalnych zasadach (amortyzacja) lub w limitowanej wysokości (samochód osobowy). Gdy nie mamy wątpliwości, że wydatek można zakwalifikować do kosztów, sprawdzamy, czy posiadamy dokument potwierdzający poniesienie wydatku, który spełnia formalne wymagania dla księgowania go w koszty. I na koniec wydatek jako koszt ewidencjonujemy w księdze przychodów i rozchodów. Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego bezpośredni związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Wydatek ten powinien być racjonalny i gospodarczo uzasadniony
