Nie każda działalność gospodarcza może rozliczać się dzięki karcie podatkowej. Obejmuje ona głównie małe zakłady usługowe, wytwórczo-usługowe oraz handlowe. Przykładowo mogą to być: usługi zegarmistrzowskie, tapicerskie, krawieckie czy transportowe, handel detaliczny, niektóre rodzaje działalności gastronomicznej, działalność rozrywkowa, wolne zawody w zakresie ochrony zdrowia, częściowo rolnictwo i inne. Wszystkie rodzaje działalności objęte rozliczeniem kartą podatkową, wymienione są szczegółowo w załączniku nr 3 do Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Ustawę tę znajdziemy w Dzienniku Ustaw z 1998 r. nr 144, pozycja 930.
Nasza firma, prócz znalezienia się w ustawowym spisie, musi spełniać także kilka innych warunków. Jednym z podstawowych jest to, iż nie możemy korzystać z usług innych firm. Ponadto niemożliwe jest zatrudnienie pracowników na umowę inną niż umowa o pracę. Ograniczenia dotyczą także współmałżonka, który nie może prowadzić działalności w tym samym zakresie co my, nie może też świadczyć usług ani produkować dla innych firm. Nie ma natomiast przeciwwskazań do tego, by współmałżonek był zatrudniony w naszej firmie. Jedynym odbiorcą naszych usług może być klient indywidualny.
Rozliczając się przy pomocy karty podatkowej musimy wiedzieć o kilku niedogodnościach z tym związanych. Po pierwsze nie mamy możliwości odliczania strat ani prawa do ulg. Karta zobowiązuje nas do wydawania na życzenie klienta rachunków i faktur VAT, ponadto musimy przechowywać je przez okres 5 lat. Obowiązki związane z zatrudnieniem pracowników wiążą się z koniecznością prowadzenia ewidencji zatrudnienia oraz karty przychodów pracowników. Musimy także powiadamiać urząd skarbowy o wszelkich zmianach w naszej firmie, odnoszących się do opodatkowania kartą.
Ogromną zaletą karty podatkowej jest nieskomplikowana forma proceduralna. Wniosek należy złożyć do naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego do 20 stycznia roku podatkowego. Powinniśmy to zrobić jeszcze zanim zarejestrujemy firmę. Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, urząd wydaje decyzję, w której ustala wysokość podatku w formie karty podatkowej. Stawka ta zmienia się w każdym roku podatkowym. W przypadku gdy wniosek zostanie odrzucony, na żłożenie odwołania mamy 14 dni od doręczenia. Jeśli mimo pozytywnej decyzji urzędu chcielibyśmy zrezygnować z karty podatkowej, również przysługuje nam prawo do rezygnacji w ciągu 14 dni od doręczenia. Wniosku o określenie wysokości stawki podatku nie musimy składać co rok. Urząd skarbowy będzie przysyłał nam odpowiednią informację zawierającą wysokość stawki.
Wysokość podatku, jaki ustali nam urząd, zależy od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, liczby pracowników oraz miejscowości, w której znajduje się siedziba firmy. Kwotę ustaloną przez urząd skarbowy wpłacamy do 7. dnia każdego miesiąca, zawsze płacimy za miesiąc poprzedni. W grudniu musimy zapłacić go do 28. dnia miesiąca. Karta podatkowa zwalnia nas ze składania rocznego zeznania podatkowego. Zobowiązani jesteśmy jednak do złożenia deklaracji podatkowej (PIT -16A) do 31 stycznia. W deklaracji zapisujemy wpłaconą kwotę wraz z odliczoną składką ubezpieczenia zdrowotnego.
