Dlatego jeśli zdecydujemy się stanąć po drugiej stronie i wyjść naprzeciw klientowi zakładając biuro podróży, powinniśmy pamiętać o wielu bardzo ważnych zasadach. Przede wszystkim nasze biuro powinno być atrakcyjne dla różnych grup społecznych, czyli w swojej ofercie powinniśmy zadbać o ekskluzywne wycieczki oraz takie, które będzie mógł kupić „przeciętny” Polak. Jednak przedsiębiorca może ustalić profil swojego biura. Nie każde biuro specjalizuje się w każdego typu wycieczkach, dlatego warto zastanowić się, jaka jest nasza grupa docelowa. Jeśli chcemy skupić się przede wszystkim na studentach, to w naszej ofercie powinniśmy zadbać o wycieczki przystępne cenowo oraz urozmaicone różnymi dodatkowymi atrakcjami (np. w niektórych ofertach pamiętajmy o takich atrakcjach jak kurs nurkowania, nauka windsurfingu czy spływ kajakowy albo rafting). Dla zorganizowanych grup studenckich powinniśmy oferować dodatkowe zniżki. Natomiast, jeśli naszą grupą docelową byłyby osoby powyżej 40 roku życia, które mają stabilną pozycję materialną i społeczną – to powinniśmy przygotować zupełnie inne oferty wycieczek niż w przypadku studentów. Tu przede wszystkim powinniśmy skupić się na wycieczkach do dalekich krajów, gdzie poza wypoczynkiem musimy zadbać o pakiet wycieczek fakultatywnych oraz dostępne atrakcje np. zabiegi oraz odnowę w spa, z czego głównie będą korzystać kobiety dbające o swoją urodę.

 

Turystyka specjalistyczna, czyli skierowana do jednej grupy może także promować atrakcje danego regionu turystycznego Polski. Tego typu biura powinny zostać otwarte w małych miejscowościach lub na wsiach. Przedsiębiorca powinien odnaleźć atrakcje własnego regionu i mieć pomysł na to, aby dobrze go wypromować i sprzedać. Małe biura podróży specjalizujące się tylko w określonym regionie mogą rozpocząć współpracę z dużymi biurami, dla których sprzedają swoją usługę. Jednak należy pamiętać o wysokiej jakości usług i dobrej znajomości danego regionu.

 

Jednak najbardziej opcjonalne dla przedsiębiorców będzie posiadanie w swojej ofercie wycieczek dostępnych dla różnych osób. Wtedy przedsiębiorca będzie miał pewność, że nie zabraknie mu klientów. Jednak nic mylnego, gdyż rynek biur podróży jest rozbudowany i małe biura potrzebują długiego czasu, aby zdobyć zaufanie potencjalnych klientów. Od samego początku musimy dbać o to, aby nasze wycieczki były bezpieczne i stabilne. Powinniśmy postawić na dobrze wykwalifikowany personel – rezydentów, którzy będą dostępni w miastach tych krajów, które mamy w naszej ofercie. Rezydent powinien nie tylko pomóc turystom w zakwaterowaniu oraz udzieleniu informacji dotyczących danego miasta, ale także powinien przedstawić nam dostępną ofertę wycieczek fakultatywnych i zapoznać z panującymi obyczajami w danym kraju. Dobry rezydent to połowa sukcesu. Jednak nie zapomnijmy o dobrym personelu, który poleca oraz przedstawia klientowi ofertę wycieczkę dostępną na dany sezon. Powinniśmy zadbać o odpowiednie szkolenia, dzięki którym nasi pracownicy będą mieli szeroką wiedzę dotyczącą całej oferty, cenach, hotelach i dostępnych atrakcjach.

 

Gdy już określimy profil naszego biura, powinniśmy zastanowić się, gdzie otworzyć siedzibę tak, aby była dobrze zauważalna oraz łatwo dostępna. O dziwo nasza siedziba w dużym stopniu może zależeć od profilu. Jeśli chcemy dotrzeć przede wszystkim do studentów, to należy skupić się na otworciu biura niedaleko uniwersytetu lub innej wyższej uczelni, tak, aby studenci mieli łatwość w odnalezieniu i zapoznaniu się z naszą ofertą. Natomiast, jeśli zdecydujemy się na biuro dostępne dla różnych grup społecznych to, jak w przypadku innego przedsiębiorstwa, pamiętajmy o miejscu łatwo dostępnym oraz położonym w dobrym punkcie komunikacyjnym. Wtedy z pewnością będziemy mogli pozwolić sobie na mniejsze koszty związane z reklamą. Jednak, gdy nie uda nam się znaleźć dobrze widocznego miejsca dostępnego dla szerokiej grupy, to musimy pamiętać o reklamie. Każde biuro powinno wydawać katalog ofert dostępny z dużym wyprzedzeniem na przyszły sezon. Gdy chcemy zaproponować klientom promocję, to w tym wypadku warto zadbać o ulotki, które będą dystrybuowane w punktach największego przepływy mieszkańców takich jak np. restauracje, kawiarnie, przystanki autobusowe, tramwajowe itp. Pamiętajmy także o najważniejszej w dzisiejszych czasach formie reklamy, czyli stronie internetowej. Każdy klient powinien mieć możliwość sprawdzenia oferty oraz możliwości wstępnej rezerwacji danej wycieczki poprzez stronę.

 

Ile potrzebujemy na rozpoczęcia działalności:

Musimy liczyć się z faktem, że założenie biura podróży to kosztowne przedsięwzięcie ze skomplikowaną biurokracją i niskimi marżami. Dodatkowo w ciągu ostatnich kilku lat zaostrzono wymagania dotyczące założenia tego typu działalności gospodarczej. Poniżej przedstawiono wymagania prawne:

Jeśli chodzi o wymagania prawno-organizacyjne dotyczące działalności biura podróży to są one określone w ustawie o usługach turystycznych z 29 sierpnia 1997 roku (DzU z 1997 roku nr 133, poz. 884). Art. 5 ustawy określa, że koncesję organizowanie biura podróży i koncesję pośrednika turystycznego otrzymuje taki przedsiębiorca, który dysponuje odpowiednim lokalem, przedstawia umowę gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej albo umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej na rzecz klientów, umożliwiające pokrycie kosztów powrotu klienta do kraju w wypadku, gdy organizator nie jest w stanie pokryć tych kosztów samodzielnie. Gwarancja lub ubezpieczenie dotyczą całego okresu prowadzenia działalności muszą być odnawiane co rok. Biuro podróży musi przedstawić odpowiednie dokumenty organowi koncesyjnemu (czyli urzędowi wojewódzkiemu), zanim upłynie ważność poprzednich gwarancji.

 

Biuro podróży musi złożyć wniosek o zezwolenie do urzędu wojewódzkiego i na tej podstawie zostaje wpisane do rejestru działalności regulowanej dla organizatorów i pośredników turystycznych danego województwa. Jest to regulowane aktami prawnymi:

1)      ustawą z 29 sierpnia 1997 roku o usługach turystycznych (tekst jednolity z 2001 roku DzU nr 55, poz. 578 ze zmianami w 2003 roku – DzU nr 124, poz. 1152, nr 203, poz. 1966, w 2004 roku – DzU nr 62, poz. 576, DzU nr 96, poz. 959, DzU nr 173, poz. 1808);

2)      ustawą o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2004 roku nr 173, poz. 1807);

3)      przepisami wprowadzającymi ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (DzU nr 173, poz. 1808);

 

Wymagania wniosku dotyczące zezwolenia zostały ustalone 5 marca 2004 roku o zmianie ustawy o usługach turystycznych oraz zmianie ustawy o Kodeks wykroczeń (DzU z 2004 roku nr 62, poz. 576). Taki wniosek powinien zawierać:

1)      oznaczenia przedsiębiorcy wraz z podaniem jego siedziby i adresu, a w przypadku gdy przedsiębiorca jest osobą fizyczną – miejsca zamieszkania i adres;

2)      określenie przedmiotu gospodarczego, czyli organizowanie imprez turystycznych lub pośredniczenie na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych;

3)      określenie zakresu terytorialnego działalności objętej zezwoleniem;

4)      wskazania głównego miejsca wykonywania działalności objętej zezwoleniem

5)      imiona i nazwiska osób upoważnionych do kierowania działalnością przedsiębiorstwa oraz działalnością jego oddziałów;