Wystawianie faktur VAT w formie elektronicznej, obok tradycyjnej formy papierowej, jest dopuszczalne od sierpnia 2005 roku. W obu przypadkach wysłany dokument nie musi zawierać pieczątki i podpisu wystawcy, jednak e-faktura musi spełnić szereg innych wymogów.

Aby elektroniczna faktura była tożsama z fakturą wystawioną w formie papierowej (i stanowić podstawę do odliczenia podatku VAT) powinien zostać spełniony wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienia jej autentyczności. Można tego dokonać poprzez zabezpieczenie elektronicznej faktury certyfikowanym, bezpiecznym e-podpisem lub wykorzystując elektroniczny system wymiany danych EDI.

Droga na skróty…

Ponieważ korzystanie z systemu EDI oraz certyfikowanego podpisu elektronicznego wiąże się z wydatkami, a komputerowy wydruk elektronicznej faktury w niczym nie różni się od jej papierowej wersji, wiele firm postanowiło zaoszczędzić i wysyłać faktury w postaci zwykłych załączników pdf do e-maili. Odbiorca faktury drukował ją na swojej drukarce, a w razie czego mógł stwierdzić, że faktura była wydrukowana przez wystawcę i przesłana tradycyjną pocztą.

…bywa ryzykowna

W końcu sprawą wysyłania faktur pocztą elektroniczną zajął się Wojewódzki Sąd Administracyjny. W wyroku z dnia 19 października 2007 r. WSA uznał, że wysyłanie faktury bez zachowania wymogów dotyczących wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, czyli bez zastosowania certyfikowanego podpisu elektronicznego lub systemu EDI, pozbawia możliwości odliczenia podatku VAT. Zatem przedsiębiorcy omijający podpis elektroniczny muszą liczyć się z ryzykiem zakwestionowania przez organ podatkowy kwoty zwrotu podatku.

Przy pisaniu tego artykułu wykorzystano indywidualną interpretację podatkową wydaną przez Ministra Finansów w dn. 14.08.2008, sygn. IP-PP2-443-619/08-4/BM