Wniosek o przyznanie refundacji kosztów wyposażenia stanowiska pracy niepełnosprawnego składa się do starosty właściwego ze względu na miejsce, w którym jest zarejestrowany jako osoba bezrobotna albo poszukująca pracy.

Wzór takiego wniosku podany jest w rozporządzeniu.

Starosta ma 14 dni na wstępne rozpatrzenie wniosku. Jeśli stwierdzi w nim nieprawidłowości, powiadamia o nich pracodawcę, albo wzywa go, aby je usunął w ciągu 14 dni. Jeżeli pracodawca naruszy ten termin, wniosek nie zostanie rozpatrzony. Ostateczną decyzję starosta podejmuje w 30 dni od otrzymania kompletnego wniosku, ale nie wcześniej niż rada powiatu zdecyduje o przekazaniu środków z PFRON samorządom województwa lub powiatu.

Rozpatrując wniosek, starosta bierze pod uwagę m.in.:
- potrzeby lokalnego rynku,
- liczbę niepełnosprawnych o określonych kwalifikacjach zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotni lub poszukujący zatrudnienia,
- koszty wyposażenia stanowiska pracy,
- wkład pracodawcy w wyposażenie takiego stanowiska pracy.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku, starosta uzasadnia swoją decyzję. Pozytywne rozpatrzenie wniosku jest z kolei zaproszeniem do negocjacji warunków umowy.