Aby wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodu spełnione powinny być następujące warunki –  musi pojawić się przychód, związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem, a sam wydatek powinien być odpowiednio udokumentowany.

Organy podatkowe zaliczenie wydatków  do kosztów uzyskania przychodu uzależniają przede wszystkim od odpowiedniego ich udokumentowania. Dla podatnika oznacza to konieczność prowadzenia ewidencji rachunkowej i starannego dokumentowania ponoszonych wydatków zwłaszcza w odniesieniu do zakupu usług oraz świadczeń niematerialnych i prawnych. Należy również pamiętać, że to podatnik ma obowiązek przedstawienia dowodów potwierdzających okoliczność wykonania świadczenia.

Drugą ważną kwestią jest prawidłowa wycena zakupionego świadczenia. Zasadniczo cena tego świadczenia powinna być zbliżona do ceny rynkowej, a w przypadku zaistnienia dużej rozbieżności między ceną rynkową a wydatkiem na świadczenie konieczne może się okazać sporządzenie dokumentacji pomiędzy podmiotami powiązanymi.