Podstawą prawną, określająca wysokość podatku jaki musi zapłacić pracodawca za pracującego cudzoziemca, jest certyfikat rezydencji. Musi on zostać przedstawiony przez pracownika. Zasady te zapisane są w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

W Polsce obcokrajowcy nie są rezydentami podatkowymi. Taka osoba ma zazwyczaj możliwość opłacenia zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli preferencyjnego rozliczenia podatkowego. Taki uproszczony podatek jest stosowany tylko do niektórych źródeł przychodów, np. dochodów z kontraktów menedżerskich czy umów zlecenia. Jednak możliwość skorzystania z tej opcji jest dostępna tylko dla obcokrajowców ze wspomnianym wcześniej certyfikatem rezydencji.

Dokument ten jest zaświadczeniem o miejscu zamieszkania bądź siedzibie za granicą. Wydają go administracje podatkowe danego kraju. Reguluje on również obowiązki płatników, nie tylko wysokość podatku. Przymus dostarczenia go polskiemu pracodawcy ciąży na cudzoziemcu uzyskującemu w Polsce dochody. Certyfikat stanowi podstawę określenia wysokości podatku, gdyż to od miejsca zamieszkania zależy, czy płatnik ma zastosować podatek wynikający z danej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, np. przy rozliczaniu dochodów z dywidend, czy też przepisy polskiej ustawy podatkowej.

Istnieje kilka przypadków możliwości rozliczeń podatkowych cudzoziemców. W pierwszym polski pracodawca wypłaca wynagrodzenie obcokrajowcowi. W tym momencie pracodawca jest zarówno płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy. Do jego obowiązków należy obliczenie ich, pobranie i odprowadzenie do właściwego urzędu. Pracownik musi natomiast wykazać polski dochód w rocznym zeznaniu podatkowym.

Inną możliwością jest sytuacja, gdy wynagrodzenie za pracę na terenie Polski wypłacane jest za granicą, przez pracodawcę będącego obcokrajowcem, w wypadku gdy pracodawca nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce oraz wynagrodzenie to nie jest ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w Polsce. W tym przypadku cudzoziemiec, po przebywaniu 183 dni w Polsce w danym roku podatkowym, zmuszony jest do obliczenia i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy. Musi zrobić to sam, ponieważ pracodawca nie będzie płatnikiem zaliczek PIT.

Ostatnią możliwością jest wypłacanie za granicę przez zagranicznego pracodawcę wynagrodzenia za pracę wykonaną w Polsce, ale bez spełnienia wskazanych w poprzednim akapicie warunków. Wtedy pracodawca również nie jest płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy i cudzoziemiec musi sam od początku obliczać i odprowadzać je w wymaganych terminach do urzędu skarbowego.