W podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty zakupu towarów są ujmowane w momencie ich przyjęcia do sklepu. Nie ma zatem możliwości, aby ponownie ująć wartość uszkodzonych towarów jako koszt. Trzeba mieć na uwadze fakt, że fakturę od dostawcy przedmiotów księguje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 10 – Zakup materiałów i towarów handlowych. Przyjmuje się jednak, że niedobór towarów można uznać za koszt uzyskania przychodów, ale tylko wówczas, jeżeli jest niezawiniony. Co prawda może się zdarzyć, że uszkodzenie towarów jest rezultatem błędu pracownika, ale nie prowadzi to automatycznie do uznania straty za koszt podatkowy. Proszę zwrócić uwagę na interpretację Naczelnika Urzędu Skarbowego w Tychach z 31 maja 2005 r. nr US.PD/415/T-53/17/05, zgodnie z którą:
stwierdzone niedobory (straty) mogą bowiem zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów (...), jeżeli powstały niezależnie od woli podatnika, a więc są niezawinione. W tym celu należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty, przy czym dokumentem takim mogą być na przykład: pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych, protokół opisujący zdarzenie, jego przyczynę, wskazujący datę powstania zdarzenia oraz dokładne obliczenie wielkości straty. Tak więc kosztem uzyskania przychodów mogą być tylko straty w towarach handlowych, w tej części, w jakiej zostałyuznane za niezawinione i których okoliczności powstania oraz przyczyny zostały wyczerpująco udokumentowane. Nie stanowią bowiem kosztu uzyskania przychodów straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą.
Przyjmując, że uszkodzenie towarów jest niezależne od woli podatnika i ma związek z prowadzoną działalnością można uznać niedobór towarów za niezawiniony. Przymiotnik niezawiniony oznacza niezależny od podatnika czy powstały mimo należytej staranności.
W sytuacji, gdy pracownik został obciążony wartością uszkodzonych towarów, powinno się też dokonać następującego zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów:
· kol. 10: Zakup materiałów i towarów handlowych np. -850
· kol. 13 Pozostałe wydatki: np. +850.
Podstawą takiego zapisu w księdze powinien być dowód wewnętrzny. Poniżej redaktorzy Portalu FK przedstawiają przykład takiego dowodu.
Przykład:
Szczecin, 15 sierpnia 2008 r.
DOWÓD WEWNĘTRZNY NR 5/08/2008
W dniu 14 sierpnia 2008 r. w wyniku upadku z wózka widłowego uszkodzeniu uległo:
5 kartonów płytek typu A o wymiarach 30 x 30 cm – cena zakupu: 700 zł,
3 kartony płytek typu B o wymiarach 20 x 20 cm: - cena zakupu: 150 zł.
Ze względu na fakt, że przyczyną uszkodzenia płytek nie był błąd magazyniera, ale uszkodzenie wózka widłowego, nie ustalono osoby odpowiedzialnej za powstanie niedoboru.
W załączeniu:
- Protokół podpisany przez świadka zdarzenia.
- Zdjęcia uszkodzonych płytek.
Zamieszczanie zdjęć uszkodzonych towarów nie jest powszechnie wymagane, ale pozwala uprawdopodobnić poniesioną stratę. Dzięki temu zyskuje się pewność, że niedobór jest właściwie udokumentowany i w razie kontroli z urzędu skarbowego nie zostanie się poproszonym o przedstawienie dodatkowych dowodów zniszczenia towarów.
Warto również pamiętać, że uszkodzonych towarów nie wykazuje się w spisie z natury na koniec roku.
Z interpretacji wydawanych przez organy skarbowe wynika, że w przypadku niedoborów niezawinionych nie ma obowiązku dokonywania korekty naliczonego podatku. Przykładem może być postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Wawer z 24 lipca 2007 r., nr 1439/ZV/P/Pr-37/07/AS, w którym stwierdzono, że:
(…) Określając prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego należy mieć na względzie przeznaczenie zakupionego towaru czy usługi w momencie zakupu. Fakt późniejszego wystąpienia zdarzenia losowego, jakim jest kradzież lub zniszczenie towaru nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupem tego towaru. Dodać należy, że dla celów dowodowych fakt wystąpienia powyższego zdarzenia losowego winien być przez podatnika należycie udokumentowany (…).
W nawiązaniu do przykładu z płytkami, zakup był niewątpliwie związany ze sprzedażą opodatkowaną i nie ma znaczenia, że do sprzedaży nie doszło wskutek zniszczenia towaru. Oznacza to, że nie ma obowiązku korygowania naliczonego podatku VAT.
Podstawa prawna:
- ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Źródło: Portal FK, www.portalfk.pl
