Gdy przyjmiemy nową osobę do naszej firmy, mamy obowiązek zgłosić ją do ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego oraz składać za niego dokumenty rozliczeniowe.

Pracodawca robi to na formularzu ZUS ZUA. Czas na jego złożenie – do siedmiu od daty zawarcia umowy o pracę z pracownikiem. Płatnik zgłasza również do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny zatrudnionego.

Za każdy miesiąc kalendarzowy pracodawca musi przekazać ubezpieczonemu na piśmie informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych do ZUS. Może je podać na formularzu ZUS RMUA lub w innej formie pisemnej zawierającej te dane. Informacja powinna mieć także datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej.

Jeżeli pracownik stwierdzi, że dane tam zawarte są niezgodne ze stanem faktycznym, zgłasza na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji w ciągu trzech miesięcy od jej otrzymania. Gdy płatnik nie uwzględni reklamacji w ciągu miesiąca od daty jej wpływu, ZUS na wniosek ubezpieczonego po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję. Gdy pracownik nie zakwestionuje informacji w ciągu trzech miesięcy od momentu ich otrzymania, to dane zawarte w raporcie uważa się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem zakwestionuje US w decyzji.

Pamiętać należy, że po ustaniu zatrudnienia pracodawca musi wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń (druk ZUS ZWUA).