Gdy etatowy pracownik jest nieobecny przez dłuższy czas, pracodawca może zatrudnić inną osobę, podpisując z nią umowę na zastępstwo.

Pracodawca może zatrudnić osobę na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony  w sytuacji usprawiedliwionej nieobecności etatowego pracownika, na czas jego nieobecności.

Umowę na zastępstwo można zawrzeć tylko w okolicznościach usprawiedliwionej nieobecności pracownika - nie można jej zawrzeć w sytuacji, gdy nieobecność pracownika jest nieusprawiedliwiona lub gdy zastępowany pracownik obecny jest w pracy. Dlatego w umowie na zastępstwo należy umieścić zapis wyraźnie wskazujący na jej tymczasowy charakter oraz podać imię i nazwisko zastępowanego pracownika. Nie ma natomiast zastrzeżeń, aby umowa o zastępstwo była poprzedzona umową na okres próbny

Rozwiązanie umowy na zastępstwo może odbyć się za porozumieniem stron (z taką inicjatywą mogą wystąpić obie strony) lub z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącym 3 dni. Pracodawca wypowiadający umowę oraz pracownik nie muszą podawać przyczyny wypowiedzenia.

Umowa na zastępstwo może być również rozwiązana w konsekwencji wystąpienia konkretnego zdarzenia, jakim będzie powrót zastępowanego pracownika do firmy. W takiej sytuacji umowa na zastępstwo ulega rozwiązaniu w momencie powrotu pracownika, a za ostatni dzień pracy osoby zastępującej uznaje się dzień poprzedzający powrót pracownika.