Podpisując umowę ze spółkami, musimy pamiętać, aby zawarli ją sam przedsiębiorca bądź osoba uprawniona do reprezentowania przedsiębiorcy. Najwięcej błędów przy podpisywaniu umowy ze spółką popełnia się, gdy umowę zawrze osoba nieuprawniona.

O tym, kto powinien złożyć swój podpis pod umową, decyduje rodzaj spółki, z którą umowa jest zawierana.

Jeśli podpisujemy umowę ze spółką kapitałową akcyjną lub z o.o., podpis prezesa zarządu spółki zwykle wystarczy, aby umowę uznać za prawnie obowiązującą. Istnieje jednak sytuacja, w której podpis ten nie jest wystarczający. Dzieje się tak wówczas, gdy zarząd spółki jest wieloosobowy. Może się zdarzyć, że wieloosobowy zarząd spółki ustali reguły reprezentowania spółki. W przypadku, który omawiamy, zarząd spółki mógł przewidzieć reprezentowanie spółki przez część lub wszystkich członków. W tym wypadku podpis jedynie prezesa jest niewystarczający.

Jeśli zarząd spółki nie ustalił zasad reprezentowania spółki, należy oprzeć się na przepisach zawartych w art. 205 § 1 Kodeksu spółek handlowych (Dz. U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.). Mówią one, że do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Inaczej wygląda kwestia reprezentowania spółki jawnej. Kompetencje reprezentacyjne w spółce jawnej posiadają wspólnicy. Każdy z nich ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie. Wspólnicy prowadzący spółkę jawną mogą jednak zawrzeć wewnętrzne porozumienie o wspólnej reprezentacji. Wtedy zazwyczaj kompetencje reprezentacyjne pojedynczego wspólnika maleją. Należy pamiętać, że wymóg wspólnej reprezentacji musi zostać umieszczony w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Znamiennym jest, że jeśli wspólnik zawrze umowę z kontrahentem wbrew woli lub bez wiedzy pozostałych wspólników, umowa nie staje się automatycznie nieważna. Jej ważność mogą jeszcze potwierdzić pozostali wspólnicy, którzy wyrażą ostatecznie wyrażą zgodę na zawarcie umowy. 

Kolejne dylematy rodzą się przy podpisywaniu umowy ze spółką cywilną. Reprezentowanie spółki cywilnej zależy w największej mierze od stosunków wewnętrznych. Każdy wspólnik spółki cywilnej jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki. W związku z tym każdy wspólnik ma prawo reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Takie sformułowanie może rodzić wątpliwości, dlatego też rozstrzygnięcie, czy dana czynność prawna należy, czy też nie należy do zwykłych czynności spółki cywilnej, należy do sądu.