Jeśli pracodawca chce zlecić sprawy kadrowo-płacowe na zewnątrz firmy (tzw. outsourcing), musi wiedzieć, jak prawidłowo przekazać niektóre obowiązki firmie zewnętrznej. Jak najkorzystniej ustalić zasady współpracy z taką firmą? Niezbędnych odpowiedzi udzieli lektura poniższego tekstu.

Kluczową kwestią jest ustalenie odpowiedzialności firmy zewnętrznej wobec pracodawcy. To bardzo ważne, gdyż w razie np. kontroli PIP z biura rachunkowego zabierane są wyłącznie dokumenty, natomiast mandat inspektor nakłada na pracodawcę. Podobnie zeznania przez sądem pracy składa pracodawca, a nie pracownik biura rachunkowego. Sprawdźcie zatem, jak powinniście przekazywać kadry i płace firmie zewnętrznej, by rzeczywiście zredukować koszty pracodawcy (koszty zatrudnienia, nakłady na administrację itp.

Co to jest outsourcing kadr?

Outsourcing (z ang. Outsider-resource-using) to długoterminowe zlecenie firmie zewnętrznej pełnienie pewnych funkcji (np. prowadzenia kadr i płac) ze sfery działalności danej organizacji (np. zakładu pracy), które pozwala organizacji skoncentrować się na jej podstawowej działalności. Outsourcing to długofalowa strategia, która może przynieść firmie oszczędności, ale trzeba również liczyć się tutaj z odpowiedzialnością za obowiązki pracodawcy wobec pracowników.

Wyjątkowo dynamicznie rozwijają się usługi outsourcingowe adresowane do działów HR. W zarządzaniu zasobami ludzkimi od dawna popularne jest korzystanie z pomocy firm zewnętrznych przy szkoleniach oraz przy rekrutacji i selekcji personelu. Coraz powszechniejszy staje się także outsourcing kadrowy i płacowy – zewnętrzne administrowanie wynagrodzeniami oraz danymi kadrowymi (tzw. payroll processing) oraz korzystanie z pracowników oddelegowanych, a formalnie zatrudnionych w firmie świadczącej usługi outsourcingowe.

Na rozwój outsourcingu w obszarze HR ma wpływ wiele czynników:

• oddziaływanie zachodnich systemów zarządzania promujących efektywność,
• coraz bardziej konkurencyjny rynek i poszukiwanie sposobów na obniżenie cen produktów lub usług poprzez redukcję kosztów własnych (między innymi kosztów zatrudnienia i nakładów na administrację),
• częste zmiany w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, a co za tym idzie – konieczność stałego śledzenia przepisów i dostosowywania się do nowych wymogów,
• konieczność zapewnienia poufności i utajenia wysokości wynagrodzeń, a także
• brak odpowiednio wykwalifikowanych specjalistów wewnątrz firmy.
  
  

Jak prawidłowo przekazać sprawy kadrowe na zewnątrz firmy?

Outsourcing kadr i płac pozwala na znaczne oszczędności i usprawnienie procesów wewnątrz firmy, musi jednak być wdrażany w sposób przemyślany i świadomy. Outsourcing związany z administracją wynagrodzeniami wymaga przekonania do tego całej firmy.

Decyzję o „wyprowadzeniu” części działalności (np. prowadzenia kadr i płac) poza firmę powinna poprzedzić pełna analiza ekonomiczna, w której nie może zabraknąć trzech następujących etapów:

W firmie Ikson działania podstawowe zdefiniowano jaki: produkcja farmaceutyków dla określonego sektora branży. Pozostała działalność, w tym: promocja oraz marketing, transport oraz wynajem samochodów służbowych, rekrutacja i selekcja, administracja kadrowo-płacowa, dystrybucja. Zostały uznane za działalność wspierającą. Podjęto decyzję o zleceniu tej działalności na zewnątrz.

2. Analiza potencjalnych szans i zagrożeń, związanych z „wyprowadzaniem poza firmę określonych obszarów działalności oraz dostępnych rozwiązań zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.

Analiza korzyści i zagrożeń

Co się stanie, gdy pracodawca przekaże administrację kadrowo-płacową poza firmę?

• Pracodawca otrzyma dostęp do dobrej klasy specjalistów, do wiedzy popartej konkretnymi doświadczeniami z innych firm, do bardzo dobrego oprogramowania dającego szerokie możliwości raportowania – przy pozostawieniu pełnej odpowiedzialności oraz konieczności zachowania bezpieczeństwa po stronie firmy outsourcingowej. Uwaga! Firma zewnętrzna (np. biuro rachunkowe) nie ponosi odpowiedzialności za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, ponieważ pracownika i firmy zewnętrznej nie łączy żaden stosunek prawny. Odpowiada za swoje działania lub zaniechania wobec zleceniodawcy, czyli pracodawcy, na podstawie łączącej ich umowy. Jest to odpowiedzialność cywilnoprawna.
• Po zleceniu administrowanie wynagrodzeniami oraz danymi kadrowymi na zewnątrz firmy ulega poprawie, usprawniają się procesy komunikacji, łatwiej o decyzję menedżerów co do wynagrodzeń podlegającego im zespołu, znikają dokumenty papierowe, pojawiają się przesyłane elektronicznie arkusze, dzięki którym można proces generowania i przekazywania danych znacznie usprawnić.
  
  

Co się stanie, Dy sprawami związanymi z administracją kadrowo-płacową w dalszym ciągu będą się zajmować pracownicy danego pracodawcy?

• Po stronie pracodawcy pozostanie konieczność uzupełniania wiedzy specjalistów w związku ze zmieniającym się prawem, konieczność zakupu systemu płacowo-kadrowego lub inwestowania w posiadany system, konieczność zapewnienia zastępstwa w razie potrzeb; przy czym pełna odpowiedzialność również pozostanie wewnątrz zakładu pracy.

Wybór firmy outsourcingowej – poparty gruntowną analizą rynku.

Większość zagrożeń związanych z outsourcingiem kadr i płac wynika z wyboru niewłaściwej firmy. Przy wyborze firmy zewnętrznej, która ma przejąć sprawy kadrowo-płacowe pracodawcy, najlepiej kierować się przede wszystkim wskaźnikami określającymi funkcjonalność stosowanych przez daną firmę rozwiązań. Najważniejsze jest dobre przygotowanie się do rozmowy z przedstawicielem firmy świadczącej obsługę kadrowo-płacową i ustalenie listy spraw, na których najbardziej zależy pracodawcy.

W przypadku administracji kadrowo-płacowej pracodawcy może zależeć na:

• generowaniu listy płac wraz z przygotowaniem dokumentacji kadrowo-płacowej (lista płac, PIT-y, inne) bez przygotowywanie całego procesu wewnątrz firmy lub z dogłębną analizą tego, jak firma w tym obszarze funkcjonuje, po to, by tę funkcjonalność poprawić, usprawnić;
• generowanie listy płac oraz dokumentacji kadrowo-płacowej popartym audytem wszystkich dokumentów, procesów, procedur lub z wykorzystaniem dostarczanych przez firmę outsourcingową danych, raportów, zestawień, na bazie których podejmować można strategiczne dla pracodawcy decyzje;
• generowaniu listy płac wraz z przygotowaniem nieograniczonej niemal liczby raportów, analiz danych czy symulacji.
  
  

Sprawdzenie doświadczenia firmy świadczącej obsługę kadrowo-płacową dobrze jest sprawdzić jej dotychczasowe doświadczenia, stosowane przez nią rozwiązania i oferowane gwarancje. Przy dużych kontraktach dotyczących outsourcingu niezbędna jest pomoc prawnika lub innej osoby posiadającej wiedzę i doświadczenie w negocjowaniu warunków podpisywanej umowy.

Przez wyborem konkretnej oferty trzeba się więc zastanowić, które rozwiązanie jest optymalne z punktu widzenia firmy – czyli czy dana firma outsourcingowa oferuje to, na czym firmie najbardziej zależy. Każde rozwiązanie niesie bowiem za sobą konkretne konsekwencje. Przykładowo – dostęp do danych z możliwością samodzielnej ich modyfikacji jest przydatny, jego konsekwencją jest jednak trudność w ustaleniu granicy odpowiedzialności za przetwarzanie danych i ich weryfikację.

• W przypadku administracji kadrowo-płacowej warto sprawdzić, jakim systemem posługuje się dana firma. Im bardziej rozbudowany jest to system, im potężniejsze zawiera rozwiązania, tym jego funkcjonalność – zwłaszcza w obszarze raportowania – jest większa.
• Część firm outsourcingowych oferuje rozwiązania online, które dają możliwość wpisywania danych poprzez sieciowe połączenie. Inne umożliwiają dostęp do bazy danych, ale bez możliwości dokonywania w niej zmian. Oczywiście wszystkie te rozwiązania mają właściwe zabezpieczenia i zapewniają poufność oraz bezpieczeństwo danych.

Źródło: Prawo pracy Personel od A do Z, www.personelodadoz.pl