Ustalanie wymiaru urlopu wypoczynkowego i jego udzielanie kryje w sobie wiele pułapek. Sprawdź, jakie błędy są najczęściej popełniane i dowiedz się - jak ich uniknąć!

1. Umowy cywilnoprawne i działalność gospodarcza - wliczać do stażu czy nie?

Pracownicy w historii swego zatrudnienia wskazują często okresy świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy o dzieło, umowy zlecenia) oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Powstaje wówczas pytanie: czy należy wliczać je do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego?

Prawidłowe postępowanie:

Do okresu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, zalicza się przede wszystkim okresy zatrudnienia, czyli pozostawania w stosunku pracy. Dodatkowo, wliczeniu podlegają inne okresy, gdy przepis szczególny tak stanowi (jest to np. okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych, okres pracy na roli). Przepisy nie przewidują natomiast wliczania do stażu urlopowego okresów świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych i okresów prowadzenia własnej działalności gospodarczej. A zatem pozostają one bez wpływu na wymiar urlopu pracownika.

Wymiar czasu pracy pracownika może ulec zmianie. Nie ma znaczenia, czy pracownik przechodzi z pełnego etatu na niepełny, czy też odwrotnie. I w jednej, i w drugiej sytuacji należy przeliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego na nowo. Jak to zrobić poprawnie?

Prawidłowe postępowanie:

Kodeks pracy nie zawiera regulacji w tym zakresie, ale przyjmuje się, że w razie zmiany wymiaru etatu w trakcie roku należy też odpowiednio skorygować wymiar urlopu, tzn. zmniejszyć go lub zwiększyć na takich zasadach, jak przy ustalaniu urlopu w wymiarze proporcjonalnym.

Przykład:
Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego złożył w czerwcu 2008 r. wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do ½ etatu na okres 1 roku. Wymiar urlopu wypoczynkowego tego pracownika w 2008 r. będzie następujący:

a) za 6 miesięcy pracy - od stycznia do czerwca: 6/12 x 26 dni = 13 dni,

b) za pozostałe 6 miesięcy - od lipca do grudnia:

» 6/12 x 13 dni = 6,5 dnia, co po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia daje 7 dni.

Godzinowe rozliczanie urlopu pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym to nie lada wyzwanie. Ile godzin urlopu należy „zdjąć” z puli urlopowej, jeśli pracownik miał zaplanowaną pracę na 12 godzin? Przepisy mówią przecież, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom.

Prawidłowe postępowanie:

Każdemu pracownikowi, także zatrudnionemu w równoważnym systemie czasu pracy, należy udzielać urlopu w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy tego pracownika w dniu, na który został mu udzielony urlop. A zatem udzielając pracownikowi zatrudnionemu systemie równoważnym urlopu na dany dzień kalendarzowy, należy najpierw sprawdzić w harmonogramie czasu pracy, ile godzin przypadało mu w danym dniu do przepracowania. Następnie należy odjąć z puli urlopowej właśnie tę liczbę godzin.

Przykład:
Pracownik złożył wniosek o urlop na dzień, w którym miał pracować zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy 12 godzin. Po udzieleniu urlopu z jego puli urlopowej należy odjąć 12 godzin. Jeżeli jest to pracownik zatrudniony na cały etat, to po wykorzystaniu 1 dnia urlopu zostanie mu jeszcze, w zależności od przysługującego wymiaru, 196 lub 148 godzin urlopu (26 dni x 8 godzin = 208 godzin, 208godzin - 12 godzin = 196 godzin albo 20 dni x 8 godzin = 160 godzin, 160 godzin - 12 godzin = 148 godzin).

Pracownik, który ma jeszcze kilka dni urlopu do wykorzystania, zwraca się z prośbą o urlop na 2 godziny. Chce w tym czasie załatwić osobiste sprawy w urzędzie. Czy można udzielić mu urlopu jedynie na część dnia?

Prawidłowe postępowanie:

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne tylko w jednym przypadku - gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, w którym ma być udzielony urlop. Jeśli zatem pracownik ma w danym dniu świadczyć pracę np. przez 8 godzin i pozostało mu jeszcze kilka dni urlopu do wykorzystania - nie można mu udzielić urlopu tylko na 2 godziny. Musi wziąć cały dzień.

Ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego niepełnoetatowca to trudne zadanie. Najpierw trzeba obliczyć go w proporcji do wymiaru zatrudnienia, a następnie tak ustaloną liczbę dni pomnożyć przez 8 godzin - aby uzyskać godzinowy wymiar urlopu. A w dodatku z udzielaniem urlopu takiemu pracownikowi jest jeszcze inaczej.

Prawidłowe postępowanie:

Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy urlopu udziela się na dni pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym jego roboczej dniówce, wynikającej z harmonogramu. Wymiar urlopu przysługujący pracownikowi na cały rok kalendarzowy obniża się w proporcji do wymiaru etatu, a następnie przelicza się ten urlop na godziny, przyjmując, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Natomiast przy udzielaniu urlopu nie stosuje się już zasady: 1 dzień urlopu = 8 godzin pracy. Urlopu udziela się bowiem w takiej liczbie godzin, jaką pracownik ma do przepracowania w dniu, na który został mu udzielony urlop, zgodnie z obowiązującym go harmonogramem.

Przykład:
Pracownik z 6-letnim stażem pracy, zatrudniony na 1/2 etatu, ma prawo do 10 dni urlopu w roku kalendarzowym, a wymiar godzinowy tego urlopu wynosi 80 godzin. Jeżeli pracownik wykonuje pracę przez 5 dni w tygodniu po 4 godziny, to na każdy dzień pracy należy mu udzielić 4 godzin urlopu wypoczynkowego (w sumie 20 godzin). Jeśli zaś świadczyłby w danym tygodniu pracę np. przez 3 dni po 8 godzin (poniedziałek, wtorek, środa) i jeden dzień przez 4 godziny (piątek) – z godzinowej puli urlopu należy „zdjąć” 28 godzin, a urlopu udzielić tylko na dni, które są dla pracownika dniami pracy.

6. Miesiąc pracy w przypadku pierwszego urlopu - kalendarzowy, czy 30 kolejnych dni?

Pracownik podejmujący swoją pierwszą pracę zawodową w życiu nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego na innych zasadach niż pozostali pracownicy. Urlop przysługuje mu w wymiarze 1/12 rocznego wymiaru po przepracowaniu każdego miesiąca, czyli „z dołu”. Jak jednak należy rozumieć pojęcie miesiąca pracy: jako miesiąc kalendarzowy, czy jako kolejne 30 dni?

Prawidłowe postępowanie:

Przy ustalaniu miesiąca pracy nie należy kierować się liczbą dni, nie można bowiem przyjąć, zgodnie z brzmieniem art. 114 Kodeksu cywilnego, że miesiąc liczy się jako 30 dni. Sposób liczenia terminów wskazany w tym artykule Kodeksu cywilnego - co do zasady - nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych. Nie można więc uznać, iż pracownik zawsze nabywa prawo do urlopu z upływem 30 dni, gdyż np. w styczniu nabędzie to prawo 31 stycznia, a w lutym - 28 lutego.

Najczęściej miesiąc zatrudnienia pokrywa się z miesiącem kalendarzowym. Zdarza się jednak i tak, że pracownik zostaje zatrudniony z innym dniem niż 1.dzień danego miesiąca, np. 6 marca. W takiej sytuacji nabywa on prawo do urlopu z upływem miesiąca pracy, tj. w następnym miesiącu kalendarzowym - w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi zatrudnienia. A zatem nie stosuje się tu również art. 112 Kodeksu cywilnego, z którego wynika, że termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu.

Przykład:
Pracownik zatrudniony 6 marca 2008 r. nabędzie prawo do pierwszego urlopu, w wymiarze 1/12 z 20 dni, w dniu 5 kwietnia 2008 r.

Z pierwszą pracą i urlopem wiąże się jeszcze jeden problem: zatrudnienie takiego pracownika w grudniu. Nie ma kłopotu, gdy pracownik przychodzi do pracy np. od 1 grudnia. Wtedy nabywa prawo do pierwszego urlopu - w wymiarze 1/12 rocznego wymiaru - 31 grudnia. A co, jeśli pracownik został zatrudniony np. 5 grudnia 2008 r.? Czy prawo do pierwszego urlopu nabędzie on 4 stycznia 2009 r.?

Prawidłowe postępowanie:

Pracownik zatrudniony 5 grudnia 2008 r. nie nabędzie już w tym roku kalendarzowym prawa do urlopu, tzn. w ogóle nie będzie miał tzw. pierwszego urlopu wypoczynkowego. Nie da rady bowiem przepracować pełnego miesiąca w tym samym roku kalendarzowym. Natomiast 1 stycznia 2009 r. uzyska on już prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego - w pełnym wymiarze 20 dni (jeżeli ma umowę co najmniej do końca roku).

Niektórych pracowników bardzo trudno jest wysłać na urlop. Bywa, że pracownik nazbiera z tego powodu kilkadziesiąt dni zaległego urlopu z kilku poprzednich lat. Rodzi się wtedy pytanie: czy można - chociaż za część tego urlopu - zapłacić ekwiwalent?

Prawidłowe postępowanie:

Jeśli nie dochodzi do rozwiązania stosunku pracy, pracodawca nie może - z własnej inicjatywy lub nawet na wniosek pracownika - zamienić urlopu w naturze na ekwiwalent pieniężny. Ustanie zatrudnienia to jedyna sytuacja, w której wypłaca się ekwiwalent w zamian za niewykorzystany w naturze urlop. Należy pamiętać, że ekwiwalentu nie trzeba wypłacać, gdy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej zawierana jest kolejna umowa o pracę z tym samym pracownikiem i strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie dalszego zatrudnienia.

9. Ekwiwalent za urlop z kilku lat - jaki współczynnik zastosować?

W sierpniu 2008 r. z pracy odchodzi pracownik, który nie wykorzystał całego zaległego urlopu z 2007 r. i w ogóle nie korzystał z urlopu w 2008 r. Trzeba mu zatem wypłacić ekwiwalent za urlop z 2 lat. Jednak jaki współczynnik urlopowy zastosować: z danego roku, z poprzedniego, a może z obydwu?

Prawidłowe postępowanie:

Do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zawsze stosuje się współczynnik za rok bieżący. Nie można rozliczać ekwiwalentu oddzielnie za urlop zaległy i oddzielnie za bieżący. Pracownik nabywa bowiem prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w dniu ustania stosunku pracy. Nie jest istotne, czy jest to ekwiwalent za urlop z tego, czy z poprzedniego roku.

Przykład:
Pracownik był zatrudniony na czas określony na 1 rok - od 1 czerwca 2007 r. do 31 maja 2008 r. Nie wykorzystał urlopu ani za rok ubiegły, ani za bieżący. Do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop - zarówno zaległy, jak i bieżący - należy przyjąć współczynnik obowiązujący w 2008 roku.

Wydawać by się mogło, że każdemu pracownikowi zależy (a przynajmniej powinno zależeć) na odpoczynku. Czasem jednak pracodawca ma kłopot - co zrobić z pracownikiem, który chce przesunąć termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego i wykorzystać go później niż do 31 marca kolejnego roku?

Prawidłowe postępowanie:

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie uzgodnionym z pracodawcą (plan urlopów/ porozumienie z pracownikiem) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego. Wyjątek dotyczy jedynie 4 dni urlopu na żądanie z poprzedniego roku, które zgodnie z interpretacją PIP, pracownik może wykorzystać do końca następnego roku - z tym, że już nie w trybie na żądanie, lecz po uzgodnieniu terminu z pracodawcą. A zatem poza jednym wyjątkiem przepisy prawa pracy nie zezwalają na przesunięcie terminu udzielenia zaległego urlopu poza datę 31 marca. Należy pamiętać, że w przypadku gdy pracodawca wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi nie udziela przysługującemu pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu - podlega karze grzywny.

Podstawa prawna

• art. 153, art. 154, art. 154¹, art. 154², art. 155, art. 155¹, art. 155², art. 155^2a, art. 155³, art. 163, art. 164, art. 167², art. 167³, art. 168, art. 171, art.282 § 1 pkt 2, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ze zm.),
• art. 112, art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93, ze zm.),
• § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14, ze zm.).