W prowadzonej przez firmy dokumentacji podatkowej muszą znaleźć się imiona i nazwiska wszystkich wspólników spółek cywilnych. Inaczej wygląda sprawa w przypadku faktur. Mogą one zawierać skróconą nazwę spółki.

Ministerstwo Finansów zajęło stanowisko w sprawie oznaczania spółki cywilnej dla celów podatkowych. Resort uczynił to w odpowiedzi na interpelację poselską. Politycy mieli wątpliwości dotyczące możliwości posługiwania się skróconą nazwą spółki, która nie zawiera imion i nazwisk wspólników.

Resort finansów wyjaśnił, że spółka cywilna jest umową prawa cywilnego. Ponadto ministerstwo podkreśliło, że spółka nie ma prawa posługiwania się własną firmą, ponieważ nie posiada statusu przedsiębiorcy. Może jedynie posługiwać się nazwą, która w obrocie gospodarczym stanowi jej wyróżnik. Według wytycznych ministerstwa sama nazwa powinna wskazywać w sposób wyraźny i jednoznaczny przedsiębiorców, czyli wspólników działających w formie spółki cywilnej.

Ministerstwo Finansów uznało, powołując się na ustawę o VAT, że podatnikiem jest spółka, a nie jej wspólnicy. Spółka cywilna podlega zatem obowiązkowi ewidencyjnemu dla celów podatkowych i przysługuje jej jeden numer NIP. Zgłoszenie identyfikacyjne powinno zawierać m.in. pełną i skróconą nazwę (firmę). Według resortu finansów określenie „pełna nazwa” oznacza nazwę spółki wraz z imionami i nazwiskami jej wspólników.

Spółki cywilne na fakturach mogą umieszczać albo swoje pełne nazwy albo nazwy skrócone. Należy jednak pamiętać, że faktury muszą zawierać te same dane identyfikacyjne podatnika, które podatnik zawarł w dokumentach złożonych do urzędu w związku z wypełnieniem obowiązku rejestracyjnego VAT.