Jeżeli w firmie używane jest pirackie oprogramowanie, to odpowiedzialność za to ponosi przedsiębiorca. Właściciel firmy poniesie karę także wtedy, gdy pracownik korzysta z nielegalnego oprogramowania bez wiedzy i zgody szefa

Oczywiście nie jest tak, że pracownik nie poniesie żadnych konsekwencji. To, jaką karę poniesie nasz podwładny, zależy od tego, co my zrobimy, aby zapobiec używaniu nielegalnego oprogramowania w firmie. Piractwo to nie tylko nabycie i zainstalowanie nielegalnej kopii programu. Piractwo to również instalacja w pełni legalnej kopii na większej ilości stanowisk niż przewiduje to licencja lub udostępnienie użytkownikom na serwerze programu bez licencji dostępowej.

Za potwierdzone piractwo komputerowe do odpowiedzialności karnej można pociągnąć właściciela, zarząd czy też dyrektora jednostki. Zarzuty wolno także postawić pracownikom działu IT, którzy swoim działaniem czy zaniechaniem naruszyli prawa autorskie. O tym, kto (i w jakim zakresie) zostanie pociągnięty do odpowiedzialności decyduje możliwość przypisania winy. Kary mogą być następujące:
- grzywna od 100 zł do 720 tys. zł,
- ograniczenie wolności do 12 miesięcy,
- pozbawienie wolności na okres od trzech miesięcy do pięciu lat,
- przepadek narzędzi przestępstwa, czyli nośników danych, komputerów, serwerów.

Do wyżej wymienionych kar dochodzi też tzw. odpowiedzialność odszkodowawcza z tytułu bezprawnego korzystania z oprogramowania.

Pracownicy mogą zainstalować pirackie oprogramowanie na firmowym komputerze a następnie zasłaniać się niewiedzą o zakazie instalacji programu pozyskanego nielegalnie. W celu uniknięcia takiej sytuacji, należy po prostu zabronić podwładnym instalacji jakiegokolwiek oprogramowania „na własna rękę”. Najlepiej zrobić to na piśmie. W razie instalacji pirackiego będzie wówczas odpowiadać wobec nas za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej, a więc bez ograniczenia do wysokości trzykrotnego wynagrodzenia.

Zawierając umowę z pracownikiem należy także pamiętać o uregulowaniu warunków korzystania z infrastruktury informatycznej. Precyzyjne określenie praw i obowiązków zatrudnionego pozwoli na egzekwowanie odpowiedzialności dyscyplinarnej, włącznie z rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia (tzw. zwolnienie dyscyplinarne).

Bardzo skuteczne jest też ograniczenie szeregowym pracownikom możliwości instalacji oprogramowania, która powinna leżeć w zakresie obowiązków firmowych informatyków. Biorąc pod uwagę ograniczenie odpowiedzialności osobistej właściciela lub zarządu firmy, korzystne jest zlecanie dbałości o legalność oprogramowania osobom zajmującym się tym profesjonalnie. Właściciel firmy, który o to zadba może argumentować, że przy braku własnej wiedzy specjalistycznej dołożył należytej staranności w wyeliminowanie piractwa.