Terminem końcowym w przypadku takiej umowy jest data powrotu zastępowanego pracownika. Data ta jednak może nie być z góry znana lub też przewidywana wcześniej data może ulegać zmianom. Umowa na zastępstwo jest specyficzną odmianą umowy na czas określony.

Chodzi o to, że zawierana jest na czas usprawiedliwionej nieobecności zatrudnionego już u nas pracownika. W tym przypadku można mówić jedynie o zastępstwie, a nie np. o osobie regularnie wykonującej dla nas pracę na podstawie umowy zlecenia.

Według przepisów nie ma żadnego ograniczenia co do trwania tej umowy. Musi być ona jednak połączona z nieobecnością którejś z pracujących u nas osób, a co za tym idzie, powinno być w niej zapisane, kto jest zastępowany.

Okres związania umową na zastępstwo ustalony jest przez jej strony i traktowany jest jako przybliżony, bo w przypadku dłuższych nieobecności (np. urlopu macierzyńskiego czy choroby) mogą nastąpić jego zmiany. Nie oznacza to jednak, że nie możemy zawierać takiej umowy na konkretny czas jej trwania.

Ważne jest to, że umowa może zostać rozwiązana po bardzo krótkim okresie wypowiedzenia, który wynosi trzy dni robocze bez względu na długość jej trwania. Jest to najkrótszy okres wypowiedzenia zawarty w przepisach (występuje jeszcze tylko w przypadku umowy próbnej). Wypowiedzenie takiej umowy nie musi mieć uzasadnienia. Warto pamiętać, że okres wypowiedzenia dotyczy zarówno pracownika jak i pracodawcy, co w praktyce oznacza, ze możemy zostać zaskoczeni decyzją naszego pracownika.

Jednak nie tylko wypowiedzenie może zakończyć umowę. Taką możliwość daje nam też porozumienie stron, zwolnienie bez wypowiedzenia czy po prostu wygaśnięcie umowy. Swoiste dla tego typu umowy jest to, że może ona zostać zakończona z powodu powrotu naszego stałego pracownika do pracy, jeśli uprzednio określiliśmy, że zawieramy ją jedynie na czas nieobecności tego pracownika.

W odniesieniu do umów na zastępstwo, nie stosuje się przepisu art. 177 § 3 k. p., czyli nie ulega ona przedłużeniu do dnia porodu, jeśli zatrudniona na jej podstawie pracownica jest w ciąży, a umowa uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży.

Możemy zawierać nieograniczoną liczbę następujących po sobie umów, byle nie utraciły charakteru zastępstwa. Dotyczy to nie tylko zastępowania konkretnego pracownika, ale także różnych osób. Zastępca może zatem być wiązany kolejnymi umowami o pracę w celu zastępowania np. kolejno udających się na urlop wypoczynkowy pracowników danego działu firmy.