O zaliczeniu wydatku do kosztów, a tym samym o odliczeniu VAT, decyduje przeznaczenie zakupu. Jeśli zakup przeznaczony był na potrzeby działalności gospodarczej, wydatek można zaliczyć do kosztów i odliczyć podatek.

Każdy zakup lub usługa, nabyte z zamiarem wykorzystania w działalności gospodarczej, podlegają ewidencji podatkowej. Jeśli dla rozwoju działalności zakupiliśmy określony towar lub skorzystaliśmy z usługi, ale produkt przeznaczyliśmy na cele osobiste, wydatków nie możemy rozliczyć w kosztach. Nie możemy zatem skorzystać z faktury dokumentującej zakup dla odliczenia VAT.

Podobna sytuacja, czyli zmiana przeznaczenia zakupu, ma miejsce m.in. przy leasingu samochodów osobowych. Zakupując auto pod działalność gospodarczą na zasadach leasingu, powinniśmy postępować zgodnie z odpowiednimi procedurami: rozliczać czynsz inicjalny, rozliczać kolejne raty leasingowe w kosztach podatkowych oraz odliczać częściowo VAT. W momencie, gdy wystawiona zostaje ostatnia faktura, a samochód przestaje być używany w ramach działalności gospodarczej, np. na skutek zakupu kolejnego pojazdu, taka faktura nie może być ujęta w żadnej ewidencji. Pojazd przestaje służyć bowiem rozwojowi działalności.

Przypadek leasingu nie jest jedynym tego typu. Ważne jest, że przedsiębiorca ma prawo zrezygnować z ujmowania w kosztach wszystkich nabywanych towarów czy usług.

Przedsiębiorca, który przeznaczył zakup na cele osobiste, powinien wystawić fakturę wewnętrzną i naliczyć VAT należny. Jednocześnie powinien pomniejszyć koszty podatkowe o wartość towaru.