Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów na papierze jest dla wielu przedsiębiorców niewygodne i niepraktyczne. Okazuje się, że taką księgę można prowadzić za pomocą arkusza kalkulacyjnego, takiego jak np. Microsoft Excel. Należy spełnić jedynie kilka warunków, o których mówi § 31 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Warunki konieczne do spełnienia, to:
- określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do jej prowadzenia,
- korzystanie z programu zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz dającego możliwość wydrukowania wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
- przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Przedsiębiorca, który prowadzi księgę przychodów i rozchodów za pomocą arkusza kalkulacyjnego, na koniec każdego miesiąca (najpóźniej do 20 dnia następnego) musi sporządzić wydruk zapisów. Wydruk ten powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

W przypadku gdyby właściciel firmy korzystał z programu komputerowego, który nie zapewnia wydruku według wzoru, powinien założyć księgę w formie „papierowej”. Po zakończeniu każdego miesiąca przedsiębiorca musi sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów, a także wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.