W celu rejestracji podmioty prowadzące opodatkowaną działalność powinny złożyć do naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie rejestrujące na formularzu PIT-R. Zgłoszenia należy dokonać przed dniem rozpoczęcia wykonywania opodatkowanej działalności gospodarczej.

Rejestracji mogą dokonać również podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego bądź przedmiotowego. W takiej sytuacji zostają one zarejestrowane jako podatnicy VAT zwolnieni. W przypadku, gdy podatnicy VAT zwolnieni tracą prawo do zwolnienia, lub z niego rezygnują, muszą dokonać aktualizacji zgłoszenia, w ciągu siedmiu dni liczonych od dnia, w którym nastąpiła zmiana statusu podatnika.

Aktualizacji zgłoszenia należy również dokonać w przypadku, gdy zmienią się jakiekolwiek dane w nim zawarte (również w terminie siedmiu dni od momentu nastąpienia zmiany).

Na wniosek zainteresowanego podatnika lub osoby trzeciej mającej interes w złożeniu takiego wniosku naczelnik urzędu skarbowego ma obowiązek potwierdzenia, czy podatnik zarejestrowany jest jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Informację taką naczelnik przekazuje na druku VAT-5.