Pracodawca musi wskazać pracownikom jeden konkretny dzień kiedy wypłacane jest wynagrodzenie. Może to być zapisane w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym bądź w umowie o pracę. W przypadku niepodania tej daty Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć sankcje.

Państwowa Inspekcja Pracy często kwestionuje zapisy typu „wypłata wynagrodzenia do 10-go dnia następnego miesiąca”. Pracodawca powinien więc ustalić jedną konkretną datę wypłaty wynagrodzeń dla pracowników. Wynika to także z art. 85 kodeksu pracy. Konkretny zapis to podanie informacji, że wynagrodzenie będzie wypłacane np. w 10. dniu każdego miesiąca.

Gdy na dzień wypłaty przypada święto, pracodawca zobowiązany jest do wysłania pracownikowi pensji w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy, a nie w dniu następującym.

Zwykle wynagrodzenie powinno być wypłacane pod koniec miesiąca. Można jednak przesunąć termin wypłaty wynagrodzenia za poprzedni miesiąc kalendarzowy na jeden z pierwszych 10 dni kalendarzowych następnego miesiąca. Rozwiązanie to można stosować tylko wówczas, gdy wysokość wynagrodzenia zależy od wydajności pracy, czyli np. w systemie akordowym i prowizyjnym.

Jeśli wynagrodzenie przekazywane jest pracownikowi przelewem bankowym/pocztowym, wówczas terminem jego otrzymania jest dzień zaksięgowania pensji na rachunku pracownika. Firma powinna więc zadbać, by nadanie takiego przelewu nastąpiło odpowiednio wcześniej.