Osiem godzin dziennie w pozycji siedzącej to wystarczające obciążenie dla organizmu, warto więc zaoszczędzić mu dodatkowych - związanych ze źle zorganizowaną przestrzenią w biurze. Przepisy BHP ściśle określają, jak taka przestrzeń i sprzęty powinny wyglądać, a pracodawcy są odpowiedzialni za zapewnienie swym pracownikom optymalnych warunków pracy.

Podstawową zasadą jest wydzielenie dostatecznie przestronnego pomieszczenia dla pracowników. W bankach czy towarzystwach ubezpieczeniowych często organizuje się pomieszczenia wielko-przestrzenne. To rozwiązanie nie sprawdzi się w przypadku pracowników wykonujących trudną pracę koncepcyjną i twórczą. Trzeba jednak pamiętać, że dla wszystkich BHP przewiduje co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m² powierzchni podłogi wolnej od sprzętów biurowych. Należy też zatroszczyć się o swobodne przejścia między stanowiskami.

Sprawą niezwykle istotną jest zapewnienie w biurze odpowiedniej wentylacji i temperatury nie niższej niż 18ºC. Nie wolno też dopuszczać do przegrzania stanowisk. Szczególnie latem warto pamiętać o regulowaniu nasłonecznienia pomieszczeń. Przepisy BHP mówią z jednej strony o ochronie przed nadmiarem gorąca słonecznego, z drugiej – o konieczności zapewnienia oświetlenia dziennego. Według tych regulacji rozwiązujący oba problemy stosunek okien do podłogi powinien wynosić 1:5. Także nadmiar hałasu może przyczynić się do spadku wydajności pracownika, a co gorsza, do jego choroby. O dopuszczalnych 55-65 dB trzeba pamiętać szczególnie w pomieszczeniach wielko-przestrzennych. Na stanowiskach pracowników umysłowych hałas nie może przekroczyć 15 dB.

Raz w roku na bóle kręgosłupa uskarża się 80 na 100 dorosłych. To przede wszystkim osoby przez wiele godzin wykonujące pracę w pozycji siedzącej. Pracodawcy powinni pamiętać o odpowiedniej organizacji stanowiska pracy, a szczególnie o ergonomicznym fotelu lub krześle. Powinno ono obracać się wokół osi pionowej, mieć możliwość przemieszczania się, ale też mieć możliwość regulacji wysokości, być stabilne i dopasowane do anatomii człowieka. Najlepiej, jeśli sprzęt ten posiada specjalny certyfikat ergonomiczny. Należy także zadbać o dobranie biurka. Jego konstrukcja musi umożliwiać ustawienie klawiatury komputera z zachowaniem odległości nie mniejszej niż 100 mm między klawiaturą a przednią krawędzią stołu, zaś odległość oczu pracownika od ekranu monitora nie może przekraczać 400-750 mm. Częste choroby oczu pracowników biurowych to istotny powód, by zadbać o dobre monitory. Ich obraz powinien być stabilny, jaskrawość i kontrast łatwe w regulacji, a znaki na ekranie – wyraźne i czytelne. Ponadto ekran monitora powinien być pokryty warstwą anty-odbiciową lub posiadać odpowiedni filtr. Warto wiedzieć, że osobom pracującym przy monitorach pracodawca powinien zapewnić możliwość przemiennego łączenia pracy związanej z obsługą monitora ekranowego z pracą, która nie obciąża narządu wzroku i jest wykonywana w innych pozycjach ciała lub co najmniej 5-minutową przerwę, wliczaną do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Jeżeli zaś badania okulistyczne wykażą potrzebę używania okularów korygujących w czasie pracy przed monitorem, zapewnienie ich leży również w gestii pracodawcy.

Mimo że pracę biurową uważa się powszechnie za bezpieczną i lekką, złe warunki psychiczno-fizyczne w miejscu pracy prowadzą do wielu schorzeń zawodowych. Żylaki, choroby kręgosłupa, choroby oczu, migreny - tylko niektóre z nich. Do tego dochodzą wypadki spowodowane koniecznością stawania na niestabilnych przedmiotach w celu dostania się do dokumentów, umieszczonych w zbyt wysokich szafach oraz potknięcia o źle ustawione krzesła i biurka. Tych poważnych niebezpieczeństw można by uniknąć, zapewniając pracownikom odpowiednią organizację biura.