Po uregulowaniu w całości lub uiszczeniu przedpłaty za pobyt dziecka (dzieci) na kolonii pracownik może wówczas złożyć wniosek o dofinansowanie tej wyprawy.

Zasady o dofinansowywaniu kolonii lub obozów młodzieżowych powinny być określone w regulaminie firmy, np. w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jeśli pracownik przedstawi komplet wymaganych dokumentów na pobyt dziecka na kolonii bądź obozie zorganizowanym przez uprawnioną firmę, to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof skorzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Jak mówią przepisy, od podatku wolne są dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 dotyczące większości popularnych wyjazdów (kolonie, obozy młodzieżowe, leczenie sanatoryjne, leczniczo-opiekuńcze etc.).

W owym komplecie wymaganych dokumentów od pracownika ma być informacja kto organizuje wyjazd, imię i nazwisko dziecka, które z niego korzystało, forma wypoczynku, okres i koszt poniesiony przez rodziców na ten wyjazd. Po przedstawieniu przez pracownika dokumentów o uiszczeniu całkowitej zapłaty za taki wyjazd lub przedpłaty, dofinansowanie wówczas zwolnione jest z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Jeżeli dziecko w ostatniej chwili nie pojedzie na zaplanowane kolonie, a rodzic otrzymał już zwrot poniesionej opłaty za wypoczynek, to wszystko, co otrzymał od pracodawcy, stanowi jego przychód ze stosunku pracy.