Zatrudnienie cudzoziemca spoza UE wymaga od pracodawcy zarejestrowania oświadczenia o takim zamiarze w powiatowym urzędzie pracy. Musi ono zwierać dane określające pracodawcę, cudzoziemca oraz wyrażać zamiar zatrudnienia w określonym czasie na warunkach uregulowanych w przepisach dopuszczających pracę cudzoziemców bez zezwolenia. Oświadczenie to stanowi podstawę do uzyskania wizy potrzebnej do podjęcia pracy w Polsce.

Samo oświadczenie wystarczy, gdy chcemy zatrudnić cudzoziemca bez zezwolenia. Obecne przepisy dopuszczają takie zatrudnienie na sześć miesięcy w czasie dwunastu. Okres ten może być przepracowany bez przerwy, a może też być rozłożony na raty.

O zezwolenie na pracę powinien wystąpić pracodawca. Najpierw musi otrzymać przyrzeczenie wydania zezwolenia, które pozwoli cudzoziemcowi ubiegać się o dokumenty legalizujące jego pobyt w Polsce w związku z wykonywaniem pracy (wiza, zezwolenie na zamieszkanie, karta pobytu członka rodziny obywatela UE). Dopiero na podstawie tych dokumentów wydawane jest zezwolenie. Dotyczy ono ściśle określonego pracodawcy i pracownika, a także rodzaju i stanowiska pracy. Jest ono wydawane na czas określony z możliwością wnioskowania o przedłużenie.

Wraz z wnioskiem o zezwolenie pracodawca musi przedstawić szereg załączników. Osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna załączyć rejestr handlowy lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji gospodarczej, zaś osoba fizyczna, zatrudniająca cudzoziemca, np. jako pomoc domową, musi przedstawić swój dowód osobisty i zaświadczenie o nadaniu numeru NIP. Trzeba dołączyć również dokument potwierdzający prawo do lokalu, w którym ma być wykonywana praca oraz oświadczenie o nie zaleganiu z realizacją zobowiązań podatkowych oraz opłatą składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy i realizacją wynagrodzeń pracowników.

Do wniosku należy dołączyć także kopię dokumentu podróży cudzoziemca i dokument potwierdzający równoważność kwalifikacji zawodowych oraz poziom jego wykształcenia. Potrzebne będzie również zaświadczenie o jego niekaralności uzyskane w Polsce z Krajowego Rejestru Karnego. Wśród złożonych dokumentów powinny się znaleźć również załączniki poświadczające podjęcie działań przez pracodawcę w zakresie powierzenia pracy (informacja o złożeniu i realizacji oferty w systemie EURES, ogłoszenia w prasie, internecie i in.), a także pisemne wyjaśnienie, czy ktoś zgłosił się do pracodawcy w odpowiedzi na zamieszczone ogłoszenie.

W związku z licznymi nadużyciami w zakresie zatrudniania cudzoziemców Unia Europejska planuje do 2010 roku zaostrzyć sankcje. Za nielegalne zatrudnienie grozi obecnie 3 tys. grzywny. Planowane jest podniesienie tej kwoty do 10 tys., jeśli w ciągu dwóch lat pracodawca znów powtórzy swoje wykroczenie. Unia Europejska zamierza także zablokować dotacje na pięć lat w przypadku nielegalnego zatrudniania imigrantów, zakazać udziału w przetargach, a nawet zamknąć firmę czasowo lub cofnąć udzieloną jej licencję. Sankcjami zostaną też objęci pośrednicy, często oszukujący i pracowników i pracodawców.