|
Niewiedza dotycząca zasad udzielania pełnomocnictw może okazać się niebezpieczna dla przedsiębiorcy. Właściciele firm zbyt często nie precyzują sformułowań pełnomocnictwa w sposób, który gwarantowałby ich pełną skuteczność. Efektem mogą być straty wynikające z nieprawidłowo umocowanego pełnomocnika, a także zakwestionowanie ważności zawartych umów. Niezbędne jest zatem odpowiednie zaznajomienie się z zasadami właściwej reprezentacji.
Zarządy spółek nieświadomie wydają pełnomocnictwa, które naruszają przepisy prawa kodeksu cywilnego. Mianowicie umieszczają klauzule umocowujące do „podejmowania wszelkich działań oraz składania i przyjmowania wszelkich oświadczeń woli związanych z zarządzaniem spółką oraz prowadzeniem działalności, w tym do zawierania umów i występowania przed wszystkimi organami administracyjnymi i instytucjami”.
Pełnomocnictwo ogólne nie określa poszczególnych czynności, do dokonywania których uprawniony jest pełnomocnik, co nie oznacza, że może dokonywać wszelkich działań. Przepis art. 98 kc określa, że „pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu”, a więc czynności zwyczajowych dla danej działalności. Pojęciu „czynności zwykłego zarządu” brakuje ustawowej definicji, zatem ustalenie takich czynności odbywa się elastycznie dla każdego przedsiębiorcy. Pełnomocnictwo do „dokonywania wszelkich czynności w imieniu spółki” może być nieważne, a pełnomocnictwo do „dokonywania czynności w imieniu spółki” będzie miało ograniczony zasięg.
Przedsiębiorca podlegający obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców i zamierzający umocować pełnomocnika do wykonywania czynności związanych z prowadzeniem firmy, powinien udzielić prokury będącej szczególnym rodzajem pełnomocnictwa. Prokura musi zostać podpisana przez wszystkich członków zarządu spółki kapitałowej lub wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki osobowej, aby zachowała ważność.
Najbezpieczniejszą formą pełnomocnictwa – pod warunkiem szczegółowego określenia czynności prawnych - jest tzw. pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Ten typ pełnomocnictwa może zastosować przedsiębiorca obawiający się udzielenia prokury, a jednocześnie chcący posłużyć się pełnomocnikiem przy czynnościach o dużym znaczeniu dla przedsiębiorstwa lub nietypowych działaniach, które przekraczają kompetencję zarządu.
Rozwiązaniem może być także tzw. pełnomocnictwo rodzajowe, pozwalające na dokonywanie dowolnej liczby czynności prawnych, których rodzaj musi być określony w pełnomocnictwie (na przykład pełnomocnictwo do zawierania w imieniu spółki umów spedycji). Pełnomocnictwo to stosuje się po to, by bez udzielenia prokury pełnomocnik mógł dokonywać wielu czynności.
Czasami zarząd spółki udziela jednemu z członków pełnomocnictwa - według umowy spółki do jej reprezentowania potrzebnych jest co najmniej dwóch jej członków. Rozwiązanie to jest korzystne w przypadku planowanej dłuższej nieobecności jednego z członków zarządu. Wymagany jest wtedy podpis samego pełnomocnika oraz drugiego członka zarządu. Udzielenie jest zgodne z prawem nie może być tyko zbyt ogólne (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 23.06.2006 r. III CZP 68/06). Nie może być ani pełnomocnictwem ogólnym (do czynności zwykłego zarządu), ani też pełnomocnictwem rodzajowym (uprawniającym do dowolnej liczby czynności przekraczających kompetencje zwykłego zarządu).
Pełnomocnictwo dla członka zarządu daje prawo do zawarcia w imieniu spółki, dokładnie określonych w pełnomocnictwie, umów, które mogą przekraczać zakres tzw. zwykłego zarządu. Najbezpieczniej jest jednak nie stosować klauzuli, że czynność prawna będzie mogła być dokonana na „warunkach i wedle uznania pełnomocnika”. Należy określić w dokumencie wszystkie elementy przedmiotowo istotne czynności, którą ma wykonać pełnomocnik.
Jeżeli kontrahent będzie chciał wykorzystać błąd przedsiębiorcy, np. przez uchylenie się od wykonania umowy zawartej z niewłaściwie umocowanym pełnomocnikiem, przedsiębiorca może powołać się na treść przepisu art. 103 kc. Według zawartego tam przepisu umowa zawarta przez błędnie umocowanego pełnomocnika jest jedynie bezskuteczna wobec przedsiębiorcy do czasu potwierdzenia jej przez przedsiębiorcę wobec drugiej strony umowy. Przedsiębiorca może złożyć oświadczenie o potwierdzeniu zawarcia umowy i w efekcie umowa stanie się automatycznie ważna dla obu stron, jeśli zależy mu na wykonaniu umowy, mimo niewłaściwego umocowania pełnomocnika.
Kontrahent nie będzie mógł oczekiwać od przedsiębiorcy wykonania umowy, jeżeli przedsiębiorca złoży oświadczenie, że nie potwierdza umowy. Według Przepisów Prawa Cywilnego, nieprawidłowo umocowany pełnomocnik jest zobowiązany do zwrotu tego, co dostał od drugiej strony w wykonaniu umowy oraz do naprawienia straty poniesionej przez drugą stronę, która nie wiedziała o braku umocowania lub przekroczeniu kompetencji.
Nie tylko pełnomocnik, ale również przedsiębiorca odpowiadający za wadliwe udzielenie pełnomocnictwa, musi liczyć się z odpowiedzialnością za szkody kontrahenta. Zwłaszcza jeżeli sąd uzna umowę za nieważną z powodu nieważności pełnomocnictwa udzielanego osobie składającej swój podpis.
|
