Zakład Ubezpieczeń Zdrowotnych zobowiązany jest do przeprowadzenia kontroli płatników składek z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Oznacza to, że inspektor zawita u nas co najmniej raz na 10 lat.

Może się jednak zdarzyć, że prócz kontroli planowych zostaniemy objęci tzw. kontrolą doraźną, dotyczącą konkretnego przypadku, co do którego istnieją zastrzeżenia. Płatnicy, którzy opłacają składki wyłącznie na własne ubezpieczenie, nie podlegają kontrolom planowym. Bywa jednak, że i oni zostaną poddani sprawdzeniu przez inspektora ZUS. Zdarza się to, gdy przekazywana dokumentacja (DRA) budzi wątpliwości lub gdy płatnik wykazuje w deklaracjach zbieg tytułu do ubezpieczeń, a istnieje podejrzenie, że nie uprawnia on do zwolnienia z obowiązku ubezpieczenia społecznego.

Zakres kontroli

„ZUS uprawniony jest do kontroli wykonywania przez płatników składek i ubezpieczonych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych i tylko to możemy badać w dokumentach płatników” – mówi rzecznik prasowy ZUS, Przemysław Przybylski. Oznacza to, że w zakres kontroli wchodzi zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, wyliczanie składek ubezpieczenia zdrowotnego, Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i ich rozliczanie, prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe oraz wystawianie zaświadczeń i zgłaszanie danych do celów ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik zalega z opłatą należności z tytułu składek, przedmiotem kontroli mogą być również składniki jego majątku.
Prawa i obowiązki inspektora

Do przeprowadzenia kontroli uprawnieni są wyłącznie inspektorzy ZUS. Mogą nimi zostać osoby o nieposzlakowanej opinii, niekarane, pracujące dla ZUS co najmniej dwa lata. Ich kompetencje muszą być poświadczone zdanym egzaminem na inspektora kontroli ZUS. Obowiązkiem inspektora jest zachowanie w tajemnicy informacji zdobytych podczas kontroli. Tajemnica służbowa obowiązuje go dożywotnio, także po ustaniu zatrudnienia na dotychczasowym stanowisku. Warunkiem kontroli jest bezstronność inspektora i wszelkie podejrzenia płatnika, że mogły zaistnieć okoliczności łamiące ten warunek, uprawniają do wystąpienia o zmianę osoby kontrolującej.

Aby kontrola przebiegała w prawidłowy sposób, powinna zacząć się od okazania przez inspektora legitymacji służbowej oraz upoważnienia, zawierającego: oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS prowadzącej kontrolę, podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, dane identyfikujące inspektora kontroli, dane płatnika oraz termin ważności upoważnienia. Powinno ono być okazane płatnikowi lub osobie przez niego upoważnionej. W przypadku kontroli doraźnej możliwe jest przełożenie kontroli z powodu nieobecności płatnika. Termin kontroli planowych jest jednak ustalany z płatnikiem i jego nieobecność danego dnia jest równoznaczna z utrudnianiem przeprowadzenia kontroli i pociąga za sobą sankcje prawne.
Podczas kontroli inspektor ma prawo wglądu do wszystkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych  nośników informacji związanych z zakresem kontroli. Inspektor może też przesłuchiwać świadków, a także płatnika składek i ubezpieczonego. Przysługuje mu również prawo do legitymowania osób pracujących na terenie zakładu, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli. Może on poruszać się po kontrolowanym przedsiębiorstwie, posługując się jedynie swoją legitymacją służbową z pominięciem wewnętrznego regulaminu danego zakładu. Z reguły inspektor skontroluje pomieszczenia siedziby płatnika, jeżeli wystąpi konieczność oględzin i spisu składników majątku płatnika zalegającego z opłatą należności z tytułu składek lub, gdy do ZUS dotarła informacja, że u płatnika składek pracuje więcej osób niż oficjalnie zgłasza on do ubezpieczeń społecznych i niezbędne jest sprawdzenie, ile osób faktycznie wykonuje pracę i na jakiej podstawie.

Prawa i obowiązki płatnika

W mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach kontrola ZUS może trwać najwyżej cztery tygodnie, w pozostałych – osiem. Za pierwszy dzień kontroli uznaje się datę doręczenia przedsiębiorcy upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Nie może być ona przeprowadzana równolegle z kontrolami innych organów z wyłączeniem jedynie Państwowej Inspekcji Pracy. Płatnikowi przysługuje prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Powinien on być zawiadamiany o planowanym przesłuchaniu świadków najpóźniej tuż przed przystąpieniem do tego przesłuchania, by móc wziąć w nim udział. Odstępstwo od tej zasady jest możliwe jedynie, gdy przesłuchanie musi być przeprowadzone w trybie natychmiastowym, a płatnik składek jest nieobecny. Prawem płatnik jest także dostęp do wydanych dokumentów na pisemny wniosek, jednak wyłącznie w obecności inspektora kontroli ZUS.

Do obowiązków płatnika należy dostarczenie inspektorowi wszelkich dokumentów, do których żądania jest on uprawniony. Dotyczy to także akt przechowywanych poza siedzibą firmy, np. w biurze rachunkowym. Na życzenie inspektora płatnik powinien skopiować dla niego określone dokumenty, a dokumentację finansowo-księgową i osobową sporządzoną w obcym języku przetłumaczyć na własny koszt. Inspektorowi należy także udostępnić pomieszczenie, w którym będzie on mógł badać i przechowywać dokumenty oraz zabezpieczone dowody, a także zapewnić mu środki łączności z wyjątkiem środków transportowych. Jeżeli płatnik nie dysponuje pomieszczeniem wymaganym przez inspektora, kontrola może się odbywać w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS.
Zakończenie kontroli

Po odbytej kontroli inspektor jest zobowiązany do sporządzenia protokołu, w którym określi zakres i czas trwania kontroli, zamieści opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych, przedstawi dowody, pouczy o prawie złożenia zastrzeżeń i poinformuje o wpisie do książki kontroli. Protokół taki zostanie sporządzony w dwu jednakowo brzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzyma płatnik. Warto się z nim dokładnie zapoznać, gdyż w ciągu 14 dni można złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń.

Jakkolwiek zusowskie kontrole wiążą się ze skomplikowanymi procedurami administracyjno-księgowymi i dodatkowym nakładem pracy ze strony płatnika, nie należy się ich obawiać. Jak zapewnia Przybylski: „Obejmują one wszystkich płatników i mają na celu wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości związanych z rozliczaniem składek.” Taka kontrola niesie za sobą finalne uporządkowanie dokumentacji i wiedzę, w jaki sposób bezbłędnie ją sporządzać w przyszłości, bo, jak mówi rzecznik ZUS: „często dopiero w wyniku wizyty inspektorów kontroli ZUS płatnicy dowiadują się o popełnionych przez siebie błędach lub nieprawidłowościach”. Wszelkie takie nieprawidłowości mogą odbić się ze szkodą na składkach ubezpieczonych pracowników i według słów Przybylskiego, to w ich interesie ZUS dokonuje kontroli płatników składek.