Właściwie żadna firma nie może prawidłowo i sprawnie funkcjonować bez posiadania przynajmniej jednego komputera. Jeżeli w przedsiębiorstwie znajdzie się już sprzęt komputerowy, to będzie bezużyteczny bez odpowiedniego oprogramowania. Przed instalacją programów warto pamiętać o kilku ważnych kwestiach.

Komputer, tak samo jak np. samochód, można kupić, wynająć, wziąć w leasing itd. O tym, czy użytkujemy go legalnie, decydują ogólne reguły prawa cywilnego. Sprawa jest trochę bardziej skomplikowana kiedy mówimy o oprogramowaniu komputerowym.

Oprogramowanie, z którego korzystamy, może mieć charakter seryjny, ale mogło też zostać stworzone specjalnie dla naszej firmy. W tym pierwszym przypadku władamy kopią programu jako licencjobiorca, a stosunek prawny łączący nas z podmiotem uprawnionym do oprogramowania nosi miano licencji. Tak samo może być zresztą i w drugiej z opisanych sytuacji. Twórca programu mógł np. udzielić naszej firmie tzw. licencji wyłącznej. W tym przypadku z licencji możemy korzystać tylko my oraz twórca programu, jeżeli zastrzeże sobie takie prawo w licencji. Możliwe jest jeszcze inne wyjście. Twórca może także przenieść na nas prawa majątkowe do stworzonego przez siebie programu.

Ale uwaga: przenieść wolno jedynie uprawnienia do tych pól eksploatacji, które są znane w chwili zawierania umowy. Nieważne są też te postanowienia kontraktu, na mocy których twórca rozporządza prawami do swych wszystkich utworów lub wszystkich utworów określonego rodzaju mających powstać w przyszłości (art. 41 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Pole eksploatacji to – upraszczając – sposób korzystania z utworu (np. programu komputerowego). Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych (DzU z 2006 r. nr 90, poz. 631 ze zm.) nie zawiera zamkniętego ich katalogu. Kiedyś wprost wyliczała m.in. takie pola, jak utrwalenie, zwielokrotnienie określoną techniką, wprowadzenie do obrotu czy wprowadzenie do pamięci komputera. Obecnie mowa jest w przepisach m.in. o wytwarzaniu egzemplarzy utworu określoną techniką czy wprowadzaniu do obrotu, użyczaniu lub najmie oryginału albo egzemplarzy (art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Różne umowy dotyczące praw majątkowych do programów komputerowych mogą być zawierane w charakterystyczny dla siebie sposób. Do udzielenia licencji niewyłącznej wystarczy forma ustna. Oświadczenia w tej sprawie mogą być złożone w bardzo różnej formie. Oby tylko dało się z zachowania stron odczytać wolę zawarcia umowy. Może do tego dojść nawet bez bezpośredniego zetknięcia się stron takiej umowy. Wystarczy więc np. kupić pudełko z kopią programu czy kliknąć opcję „Akceptuję” pod wyświetlonymi podczas instalacji warunkami korzystania z oprogramowania. Nieco bardziej sformalizowane jest udzielenie licencji wyłącznej oraz przeniesienie praw majątkowych do programu. Oba te kontrakty wymagają formy pisemnej i to pod rygorem nieważności.

Kupując program komputerowy warto zadbać o swoje uprawnienia jako użytkownika oprogramowania. Istnieje możliwość, aby nabywca autorskich praw majątkowych przeniósł je na inne osoby, jeżeli oczywiście nie będzie to wbrew zawartej umowie. Warto poszukać w umowie ewentualnej klauzuli, która uniemożliwia przeniesienie tych praw. Jeżeli taki przepis zostanie zawarty w umowie, to ewentualna sprzedaż zakupionego oprogramowania będzie niemożliwa.  Podobnie kupując program od kogoś, kto nie jest jego twórcą, warto poprosić go o przedstawienie umowy, dzięki której zdobył do niego uprawnienia. Oczywiście podmiot ten mógł wejść w te prawa w inny sposób, choćby dziedzicząc je. Jeżeli jednak w grę wchodzi umowa, koniecznie trzeba poznać jej treść, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

Nieważne w jaki sposób (mówimy oczywiście o sposobach legalnych) wejdziemy w posiadanie oprogramowania (kupno w sklepie, ściągnięcie z Internetu etc.) musimy pamiętać, że zawieramy umowę licencyjną z podmiotem uprawnionym do udostępnienia nam tego programu.

Co wolno potem z takim programem zrobić? Na pewno używać zgodnie z jego przeznaczeniem. Ale czy program można np. kopiować (czy – używając języka ustawy – zwielokrotniać)?

Uprawnienia do kopiowania programu ma ta osoba, która posiada do niego prawa np. producent. Użytkownikowi również ma możliwość kopiowania, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do korzystania z niego zgodnie z przeznaczeniem, w tym do poprawiania błędów. Warunek jest jeden: osoba, która to robi albo zleca, musiała legalnie wejść w posiadanie programu (art. 75 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Czy kupując program mamy możliwość jego modyfikowania? Istnieje taka możliwość, jeżeli oczywiście dostaniemy na to zgodę od uprawnionej do tego osoby np. od twórcy programu. Możemy także dopuścić się pewnych zmian, nawet jeżeli nie mamy na to zgody. Mówimy tu o sytuacji, gdy np. program nie działa jak należy, ponieważ programiści popełnili jakieś błędy.

Zasady kopiowania mają znaczenie dla oceny, na ilu stanowiskach może pracować jeden egzemplarz programu. Z reguły jest tak, że jeden egzemplarz to jedno stanowisko. Nawet kopii sporządzonej przez nabywcę na warunkach określonych przed chwilą nie można używać jednocześnie z oryginałem. Ostatecznie jednak o tym, na ilu stanowiskach można wykorzystać nabyty program, decydują zatem postanowienia licencji czy umowy o nabyciu praw majątkowych do programu.

Nielegalne korzystanie z oprogramowania komputerowego jest przestępstwem, za popełnienie którego grożą poważne kary. To samo zresztą dotyczy innych naruszeń praw autorskich. Wszystko jednak pod warunkiem, że dochodzi do nich w celu osiągnięcia korzyści majątkowej (art. 115 ust. 3 upapp). To zresztą nie jedyny sposób, w jaki można naruszyć prawa autorskie i popełnić przestępstwo. Karalne jest również nieuprawnione rozpowszechnianie programu komputerowego, jego kopiowanie w celu rozpowszechnienia itp.
Instalując oprogramowanie komputerowe na firmowych komputerach zawsze należy przeczytać umowę licencyjną od początku do końca. Wielu przedsiębiorców (podobnie jak domowi użytkownicy PC) nie wgłębia się w całą umowę licencyjną, ponieważ jest zbyt długa. Właściciele film są przekonani, że wszystkie licencje „są takie same”. Takie myślenie może być zgubne, ponieważ umowy licencyjne często różnią się bardzo drobnymi szczegółami. Warto o tym pamiętać, aby uniknąć nieprzyjemności w przyszłości.